Kako stvoriti tijek procesa kakav jest

Tijek procesa kakav jest dokumentira kako se poslovni proces trenutno izvodi u vašoj organizaciji. Tijek procesa kakav jest obično se radi kako bi se zabilježili postupci i informacije koje teku od koraka do koraka kako bi se mogli analizirati i poboljšati kada gradite budući proces.

1. korak

Definirajte poslovni proces koji želite analizirati. To mora biti cjelovita poslovna transakcija s početkom i završetkom, s ulazima i izlazima, a rezultirati zadovoljavanjem poslovne potrebe. Primjer:"Zapošljavanje zaposlenika" je cjelovit proces, dok je "Ispuni obrazac za zapošljavanje" korak unutar procesa, ali nema smisla ako se radi sam.

2. korak

Identificirajte uloge unutar procesa. Uloga je dio koji osoba ili grupa ljudi ima u procesu. Uloge bi trebale biti označene vrstom akcije koju poduzimaju, a ne njihovim poslovima ili titulama odjela. Osoba koja odobrava radnu karticu zaposlenika trebala bi se zvati "Odobravatelj radnog vremena."

3. korak

Identificirajte korake procesa potrebne za dovršetak transakcije. Zabilježite svaki detaljan korak koji dodaje vrijednost procesu, čak i ako je ta vrijednost samo za pregled i osiguravanje da su prethodni koraci ispravno izvedeni.

4. korak

Identificirajte informacije koje se prenose iz koraka u korak unutar procesa. Neki koraci stvaraju informacije koje će se koristiti u sljedećim koracima.

Korak 5

Identificirajte točke odlučivanja unutar procesa koje bi mogle promijeniti smjer ili zahtijevati dodatne korake. Definirajte podatke potrebne za donošenje odluke i uzmite u obzir sve moguće ishode.

Korak 6

Dokumentirajte tijek procesa stvaranjem dijagrama koji prikazuje svaki korak, ulogu koja izvodi korak i informacije koje teku od koraka do koraka. Numerirajte svaki korak. Odredite smjer informacija pomoću strelica koje idu od svakog koraka do sljedećeg. "Međufunkcionalni" stil dijagrama toka najbolje funkcionira za prepoznavanje uloga i protoka informacija između ljudi, kao i koraka procesa. U tekstualnom dijelu dokumenta detaljno opišite svaki korak.

Savjet

Zabilježite svaki mogući detalj na koracima i podatkovnim elementima koji se prenose iz svakog koraka u drugi. Uključite što više sudionika u proces kada radite svoju analizu. Koristite alate za izradu dijagrama toka kao što je Visio za ilustraciju koraka procesa.

Upozorenje

Nemojte se previše zaglibiti u izradi dijagrama i dokumentiranju tokova procesa kakav jest. Tražite potpunost, a ne savršenstvo. Zapamtite da su ovo postupci koje želite poboljšati ili zamijeniti.