Kako ispisati čekove u programu Excel
Ako vodite malu tvrtku, obračun plaća je skup i dugotrajan dio poslovanja. Međutim, zahvaljujući tehnologiji, ne morate plaćati uslugu treće strane ili ulagati u skupi softver za izradu papirnatih čekova. Možete jednostavno ispisati čekove s platnog spiska iz Excela, ali bitno je imati odgovarajući papir i tintu za ispis kako biste osigurali da vaši zaposlenici mogu položiti svoju plaću.
Provjerite predložak ispisa Excel
Prvi korak ako želite ispisati čekove s plaća iz Excela jest pronaći predložak. Možete ih lako pronaći pretraživanjem weba. Osnovni predlošci koji se isporučuju s Excelom ne uključuju provjere, ali možete pronaći korisne predloške za prateću dokumentaciju poput vremenskih tablica.
Nakon što ste pronašli i preuzeli predložak za ispis čeka za Excel, unosite podatke specifične za primatelja i novac koji se isplaćuje. Ček spremate kao PDF, koji zatim možete ispisati i podijeliti zaposleniku.
Nije dovoljno imati PDF predložak za ispis čekova. Financijske institucije marljivo sprječavaju prijevare, tako da ne možete ispisati ček na običnom papiru i predstaviti ga kao službeni. Ako je moguće, pribavite zahtjeve od financijskih institucija koje vaši zaposlenici koriste kako bi bili sigurni da vam čekovi neće biti odbijeni. To može uključivati specifikacije papira, veličine i fonta.
Pronalaženje pravog papira
Nakon što upotrijebite predložak za ispis čekova u Excelu i izradite čekove u PDF formatu, sljedeći je korak potvrditi da papir i tinta koje morate koristiti za čekove funkcioniraju s pisačem koji već imate. Ako ne, morate otići u kupovinu za novi pisač.
Kada ispisujete ček na pisaču, on mora biti na težem papiru od onoga koji koristite za svakodnevni ispis. Na primjer, Bank of America zahtijeva da čekovi budu na papiru koji ima sljedeće specifikacije:
- Veličine između 7,75 x 2,75 inča i 8,75 x 3,667 inča
- Između 24 lb. i 44 lb. težine
- Zrno papira ide vodoravno.
Dobra vijest je da možete kupiti papir za ispis čekova koji zadovoljava većinu zahtjeva banke. Posjetite lokalnu trgovinu uredskog materijala ili kupujte na mreži i provjerite je li papir kompatibilan s vrstom pisača koji imate.
Pronalaženje prave tinte
Ne možete samo pokrenuti svoje čekove kroz pisač koristeći standardne spremnike s tintom. Banke zahtijevaju prepoznavanje znakova pomoću magnetske tinte tintu ili toner za čekove. Ako ispisujete na inkjet pisaču, potrebna vam je MICR tinta, dok je za ispis čekova na laserskom pisaču potreban MICR toner.
Ako planirate ispisivati čekove s plaća iz Excela, trebali biste obratiti pozornost i na zahtjeve banke za tintom. Kod Bank of America ne možete koristiti dvostrani način rada za ispis čekova. Ako su vaši čekovi s platnog spiska dvostrani, poleđina mora biti ispisana tintom koja nije MICR. Ako koristite prednosti sigurnosnih značajki za sprječavanje neovlaštenog mijenjanja, poput vodenih žigova ili kemijskih praznina, provjerite je li vaš proces ispisa u skladu s propisima odredišne banke.