Kako se uspostavljaju konferencijski pozivi između više strana?
1. Zakažite poziv :
- Odredite svrhu, datum i vrijeme konferencijskog poziva.
- Identificirajte sudionike koji se trebaju pridružiti pozivu.
- Pošaljite pozivnice koje uključuju datum, vrijeme i detalje o tome kako se pridružiti pozivu.
2. Odaberite konferencijsku platformu :
- Odaberite uslugu konferencijskog poziva ili platformu koja podržava broj sudionika koji očekujete. Osigurajte da nudi potrebne značajke i integracije za vaše potrebe.
Uobičajene platforme za konferencije uključuju Zoom, Microsoft Teams, Google Meet i Skype for Business.
3. Pripremite opremu :
- Provjerite imaju li svi sudionici potrebne uređaje i stabilne internetske veze. To može uključivati računala s mikrofonima i zvučnicima ili namjenske konferencijske telefone.
4. Testirajte vezu :
- Neka svaki sudionik prije poziva testira svoju vezu s konferencijskom platformom. Provjerite audio i video funkcionalnost kako biste bili sigurni da sve radi ispravno.
5. Započnite poziv :
- U zakazano vrijeme, domaćin ili organizator poziva započinje konferencijski poziv.
- Slijedite upute na konferencijskoj platformi da biste se pridružili sastanku ili uključili pozivom. Sudionici trebaju unijeti kod sastanka ili poveznicu na sastanak i svoje podatke kako bi se pridružili pozivu.
6. Isključite mikrofone :
- Nakon pridruživanja, sudionici bi trebali isključiti svoje mikrofone osim ako aktivno govore. To pomaže smanjiti pozadinsku buku i smetnje tijekom poziva.
7. Predstavite sudionike :
- Ukratko predstavite svakog sudionika koji se pridruži konferencijskom pozivu, osobito ako nisu svima poznati.
8. Upravljanje pozivom :
- Domaćin moderira poziv, predstavlja govornike i upravlja tijek rasprave.
- Koristite određene značajke poput "podignite ruku" ili "utišajte sve" kako biste osigurali uredno sudjelovanje i spriječili zabunu.
9. Dijelite zaslone i dokumente :
- Ako konferencijski poziv zahtijeva prezentacije ili dijeljenje dokumenata, iskoristite značajke platforme za predstavljanje slajdova, dijeljenje dokumenata ili pisanje na digitalnim pločama.
10. Snimite poziv :
- Po potrebi i uz suglasnost sudionika, poziv se može snimiti u svrhu dokumentacije. Prije pokretanja poziva provjerite mogućnosti snimanja platforme.
11. Završi poziv :
- Nakon završetka rasprave i točaka dnevnog reda, domaćin prekida konferencijski poziv.
- Platforma obično nudi metodu za prekid ili prekid poziva, a sudionici se mogu prekinuti u skladu s tim.
Imajte na umu da se uspjeh konferencijskog poziva oslanja na učinkovitu komunikaciju i suradnju među sudionicima, stoga je važno uspostaviti osnovna pravila i protokole prije započinjanja poziva.