Kako odgovarate pojedincima koji imaju specifično pitanje, a ne postoji način na koji se može odgovoriti jer se odnosi na vaše zemljopisno područje? Speak up supervizori?
>1. Potvrdite upit :
Započnite svoj odgovor prihvaćanjem pitanja i pokazivanjem razumijevanja. Recite nešto poput:"Hvala što ste mi se obratili sa svojim pitanjem. Razumijem vašu zabrinutost i želim vam pomoći pronaći prave resurse."
>2. Pojasnite geografska ograničenja:
Nježno objasnite da su vaše odgovornosti i stručnost ograničeni na određeno geografsko područje. Napomenite da možda niste potpuno opremljeni za odgovaranje na pitanja izvan vašeg određenog područja.
>3. Navedite relevantne informacije:
Ako imate relevantne informacije ili resurse dostupne unutar vašeg geografskog opsega, podijelite ih s pojedincem. Ovo pokazuje vašu spremnost pomoći na bilo koji način.
>4. Ponudite alternativne kontakte:
Savjetujte pojedinca o alternativnim kontaktima ili odjelima koji bi mogli biti bolje opremljeni za rješavanje njihovog specifičnog pitanja. Navedite sve relevantne podatke za kontakt ili preporučite određene web stranice ili resurse.
>5. Eskalirajte ako je potrebno:
Ako je pitanje pojedinca vremenski osjetljivo ili ključno, a ne postoji alternativni kontakt, razmislite o tome da stvar eskalirate svom nadređenom. Objasnite situaciju i navedite podatke za kontakt osobe za daljnju pomoć.
>6. Praćenje:
Ako ste obećali da ćete poslati dodatne informacije ili resurse, učinite to odmah. Ovo pokazuje vašu predanost rješavanju njihovih problema.
>7. Koristite uljudan jezik:
Tijekom cijelog razgovora koristite ljubazan i uljudan jezik. Izbjegavajte ispasti odbojni ili nezainteresirani jer želite zadržati pozitivno i profesionalno ponašanje.
>8. Naglasite suradnju:
Istaknite činjenicu da dajete sve od sebe kako biste im pomogli pronaći odgovarajuće resurse i da cijenite njihov trud u traženju informacija.
>9. Dokumentirajte interakciju:
Vodite evidenciju o interakciji, uključujući pitanje pojedinca, ograničenja koja ste razjasnili i sve ponuđene alternativne kontakte. Ova dokumentacija može biti korisna ako bude budućih upita u vezi s tim pitanjem.
>10. Zatražite smjernice od nadređenih:
Ako se često susrećete sa sličnim situacijama, razmislite o tome da o njima razgovarate sa svojim nadređenima. Oni mogu pružiti daljnje smjernice o tome kako učinkovito postupati s takvim zahtjevima i osigurati usmjerenu komunikaciju unutar organizacije.
Slijedeći ove korake, možete se pozabaviti specifičnim pitanjima izvan svoje domene na profesionalan i koristan način, osiguravajući da pojedinci dobiju odgovarajuću pomoć dok zadržavate fokus na svojim odgovornostima unutar vašeg geografskog područja.