Kako odgovarate pojedincima koji imaju specifično pitanje, a ne postoji način na koji se može odgovoriti jer se odnosi na vaše zemljopisno područje? Speak up supervizori?

Kada odgovarate pojedincima s određenim pitanjima koja nadilaze opseg vašeg zemljopisnog područja i ne odnose se na vaše neposredne nadređene, ključno je profesionalno se pozabaviti situacijom i razmotriti sljedeće korake:

>1. Potvrdite upit :

Započnite svoj odgovor prihvaćanjem pitanja i pokazivanjem razumijevanja. Recite nešto poput:"Hvala što ste mi se obratili sa svojim pitanjem. Razumijem vašu zabrinutost i želim vam pomoći pronaći prave resurse."

>2. Pojasnite geografska ograničenja:

Nježno objasnite da su vaše odgovornosti i stručnost ograničeni na određeno geografsko područje. Napomenite da možda niste potpuno opremljeni za odgovaranje na pitanja izvan vašeg određenog područja.

>3. Navedite relevantne informacije:

Ako imate relevantne informacije ili resurse dostupne unutar vašeg geografskog opsega, podijelite ih s pojedincem. Ovo pokazuje vašu spremnost pomoći na bilo koji način.

>4. Ponudite alternativne kontakte:

Savjetujte pojedinca o alternativnim kontaktima ili odjelima koji bi mogli biti bolje opremljeni za rješavanje njihovog specifičnog pitanja. Navedite sve relevantne podatke za kontakt ili preporučite određene web stranice ili resurse.

>5. Eskalirajte ako je potrebno:

Ako je pitanje pojedinca vremenski osjetljivo ili ključno, a ne postoji alternativni kontakt, razmislite o tome da stvar eskalirate svom nadređenom. Objasnite situaciju i navedite podatke za kontakt osobe za daljnju pomoć.

>6. Praćenje:

Ako ste obećali da ćete poslati dodatne informacije ili resurse, učinite to odmah. Ovo pokazuje vašu predanost rješavanju njihovih problema.

>7. Koristite uljudan jezik:

Tijekom cijelog razgovora koristite ljubazan i uljudan jezik. Izbjegavajte ispasti odbojni ili nezainteresirani jer želite zadržati pozitivno i profesionalno ponašanje.

>8. Naglasite suradnju:

Istaknite činjenicu da dajete sve od sebe kako biste im pomogli pronaći odgovarajuće resurse i da cijenite njihov trud u traženju informacija.

>9. Dokumentirajte interakciju:

Vodite evidenciju o interakciji, uključujući pitanje pojedinca, ograničenja koja ste razjasnili i sve ponuđene alternativne kontakte. Ova dokumentacija može biti korisna ako bude budućih upita u vezi s tim pitanjem.

>10. Zatražite smjernice od nadređenih:

Ako se često susrećete sa sličnim situacijama, razmislite o tome da o njima razgovarate sa svojim nadređenima. Oni mogu pružiti daljnje smjernice o tome kako učinkovito postupati s takvim zahtjevima i osigurati usmjerenu komunikaciju unutar organizacije.

Slijedeći ove korake, možete se pozabaviti specifičnim pitanjima izvan svoje domene na profesionalan i koristan način, osiguravajući da pojedinci dobiju odgovarajuću pomoć dok zadržavate fokus na svojim odgovornostima unutar vašeg geografskog područja.