Koje stavke treba uključiti u kompletnu telefonsku poruku?

Kada primate telefonsku poruku, važno je prikupiti sve potrebne informacije kako biste osigurali učinkovitu komunikaciju. Iscrpna telefonska poruka treba sadržavati sljedeće stavke:

1. Datum i vrijeme: Zabilježite datum i vrijeme prijema poruke.

2. Ime pozivatelja i podaci za kontakt: Zapišite puno ime i podatke za kontakt osobe koja ostavlja poruku, uključujući njen broj telefona i, po izboru, adresu e-pošte.

3. Ime primatelja: Jasno identificirajte osobu kojoj je poruka namijenjena. Ako je poziv upućen nekom drugom, a ne vama, svakako navedite njegovo ime.

4. Hitnost: Označite je li poruka hitna ili zahtijeva hitnu pozornost.

5. Detaljna poruka: Točno zapišite poruku pozivatelja, uključujući sve specifične pojedinosti ili upute. Obavezno pojasnite postoje li neki važni datumi, vremena ili lokacije.

6. Potrebna radnja: Zabilježite sve specifične radnje ili zadatke koje primatelj poruke mora poduzeti.

7. Podaci za kontakt za povrat: Ako pozivatelj želi uzvratni poziv ili očekuje odgovor, uključite njegove željene podatke za kontakt i najbolje vrijeme da ga kontaktirate.

8. Potvrda ili ponovno čitanje: Ponovite poruku pozivatelju kako biste potvrdili točnost i spriječili bilo kakve nesporazume.

9. Vaše ime i podaci za kontakt: Na kraju poruke navedite svoje ime i podatke za kontakt u slučaju da pozivatelj ima dodatnih pitanja ili treba pojašnjenje.

10. Potpis: Zaključite poruku svojim potpisom ili inicijalima, čime naznačite da su podaci vjerodostojni i potpuni.

Ne zaboravite biti pristojni, profesionalni i pažljivi dok primate poruku. Prikupljanjem i jasnim predstavljanjem svih relevantnih informacija osiguravate da poruka bude učinkovito prenesena primatelju kojoj je namijenjena.