Najbolji način za spremanje e-pošte iz Outlooka
Dok koristite Microsoft Outlook za svoj račun e-pošte, bit ćete sigurni da možete pratiti sve svoje poruke i da im se možete vratiti kad god zatrebate. Zbog toga je važno razumjeti koji je najbolji način za spremanje i pohranu vaših poruka e-pošte s vašeg Outlook računa.
Mape
Prema Microsoftu, najbolja praksa je zadržati pristiglu poštu za poruke koje trebate sami pročitati i obraditi te stvoriti druge mape koje možete koristiti za određene vrste pošte. Napravite mapu "1-Reference". Ručno ispustite sve poruke na koje se morate vratiti kasnije ili koje još niste imali vremena pročitati. Ispred nje stavite "1" tako da se prikazuje točno ispod vaše pristigle pošte. Stvorite druge mape, kao što je "Osobno" da biste pohranili osobnu e-poštu i držali je odvojeno od poslovne e-pošte. Na taj način nećete morati brinuti hoće li vam suradnici gledati preko ramena u osobne poruke. Možete stvoriti skup mapa za e-poštu popisa za slanje e-pošte, tako da se te poruke preusmjeravaju u mapu. Na taj način ne morate pretrpavati pristiglu poštu gomilom poruka koje možda nećete morati ni pročitati.
Arhiva
Postavite sve svoje mape na godišnje automatsko arhiviranje. Sustav arhiviranja omogućuje spremanje važnih e-poruka, a da ne morate ništa učiniti. Outlook vas može zatražiti da odgovorite želite li automatski arhivirati sve svoje poruke. Kliknite "Da" i započet će proces arhiviranja. Vaše poruke premještaju se iz ulazne pošte ili drugih mapa u mapu "Arhiva", kojoj možete pristupiti u bilo kojem trenutku. Sve vaše mape bit će oponašane u mapi "Arhiva". Na primjer, ako imate referentne, osobne i poslovne mape, vidjet ćete iste tri mape pod "Arhiva."
Značajka "AutoArchive" u programu Outlook uključena je prema zadanim postavkama, ali također možete prilagoditi sustav arhiviranja. Da biste to učinili, kliknite izbornik "Alati". Pritisnite "Opcije" i kliknite karticu "Ostalo". Odaberite "Automatsko arhiviranje". Odaberite "Pokreni automatsko arhiviranje svakih n dana" i navedite koliko želite da to bude (na primjer, svakih 14 dana). Odaberite sve druge opcije koje želite promijeniti. Ako želite primijeniti promjene na sve svoje mape, odaberite "Primijeni ove postavke na sve mape."