Kako izraditi priručnik za obuku u Wordu

Odvajanje vremena za pisanje priručnika za obuku zaposlenika može se činiti kao naporan zadatak. Korištenje značajki programa Microsoft Word 2007 čini dio procesa razvoja lakšim. Prije nego počnete pisati, napravite malo planiranja. Odlučite koje zadatke vaši zaposlenici trebaju izvršiti i što možete zapisati da im pomognete. Planirajte nošenje koje ćete koristiti pomoću priručnika za obuku - u nastavi licem u lice ili samostalnom obilasku. Nakon što steknete ideju kakvu ćete vrstu priručnika trebati, evo nekih značajki koje možete upotrijebiti da svoju ideju pretvorite u stvarnost.

1. korak

Upotrijebite značajku ocrtavanja u Wordu za izradu višerazinskog popisa zadataka koje vaši zaposlenici trebaju naučiti. Ovaj proces će vam pomoći da odlučite koliko će vaš priručnik biti dugačak i pomoći će vam da rastavite poslove na manje dijelove koje je lakše objasniti novom zaposleniku. Da biste koristili strukturnu značajku programa Word, započnite s praznim dokumentom i odaberite karticu "Početna". U grupi Odlomak postoje tri gumba:grafičke oznake, brojevi i višerazinski popisi. Odaberite "popisi na više razina" ili možete kliknuti strelicu prema dolje za galeriju kratkih izbora. Možete i sami smisliti. Napišite nacrt za svoj priručnik. Za prijelaz na sljedeću razinu višerazinskog popisa pritisnite "Tab". Za povratak na prethodni broj popisa pritisnite "Shift + Tab." Upišite korake za svoju obuku i ostale informacije kako biste svojim zaposlenicima objasnili kako obavljati zadatke potrebne za njihov posao.

2. korak

Koristite funkciju zaglavlja i podnožja u Wordu za dodavanje brojeva stranica, odjeljaka sadržaja i naslova za svaku stranicu vašeg dokumenta. Zaglavlja i podnožja vizualne su reference pomoću kojih zaposlenik zna gdje se nalaze u materijalu za obuku. Kada provodite obuku, dodavanje brojeva stranica pomaže vam da se referirate na određene stranice kao i na određene predmete. Kliknite karticu "Umetni", zatim u odjeljku Zaglavlje i podnožje odaberite "Zaglavlje". Dobit ćete izbor stilova zaglavlja koje možete izabrati ili možete napraviti jedan vlastiti. Zaglavlje se pojavljuje na svakoj stranici vašeg priručnika ili možete izabrati da se pojavi na suprotnim stranicama ako želite da vaš priručnik bude sličniji knjizi. Podnožja se pojavljuju na dnu stranice i općenito se koriste za brojeve stranica, datume i podatke o vlasništvu. Kliknite "Podnožje" u odjeljku Zaglavlje i podnožje i baš kao i u odjeljku Zaglavlje, imat ćete brojne stilove koje možete izabrati.

3. korak

Dodajte naslovnu ili naslovnu stranicu svom materijalu za obuku kako biste ga razlikovali od ostalih predmeta koje dajete svom zaposleniku, poput priručnika za zaposlenike. Napravite svoju naslovnu stranicu klikom na karticu "Umetni", a zatim kliknite na "Naslovna stranica" u odjeljku Stranice. Vidjet ćete nekoliko stilova naslovnice koje možete izabrati ili možete izraditi vlastiti. Dajte svom priručniku za obuku opisni naslov; uključuju datum izrade i autora(e), budući da su priručnici za obuku često zajednički rad.

4. korak

Dodajte naslove koji će vam pomoći u izradi tablice sadržaja za vaš dokument obuke. To će također pomoći vizualno organizirati vaš dokument kako bi ga vaš zaposlenik mogao lakše koristiti. Stvorite stilove naslova za svaki odjeljak vašeg dokumenta pomoću obrisa koji ste izradili (ovo nije isto što i zaglavlje, koje se nalazi na vrhu stranice). Stilovi naslova su stilovi fontova koje koristite za označavanje različitih odjeljaka u vašem treningu, kao i različitih pododjeljaka.

Ako pišete priručnik za obuku o pisanju poslovne korespondencije, vaša glava 1 bila bi "Kako napisati poslovno pismo", a zatim bi vaš podnaslov bio "Što uključiti". Za označavanje naslova 1 i naslova 2 odaberite karticu "Početna". U odjeljku stilova vidjet ćete nekoliko različitih stilova koje možete odabrati uključujući Naslov 1, Naslov 2, Podnaslov itd. Odaberite tekst za svoj Naslov 1 i kliknite na stil Naslova 1 da naznačite njegovu važnost u svom pregledu. Kliknite na sljedeći odjeljak vašeg nacrta kako biste napravili naslov 2. Prođite kroz cijeli nacrt, odabirom naslova 1 i naslova 2. Oni će biti uključeni u vašu tablicu sadržaja kada završite.

Korak 5

Dodajte tablicu sadržaja (TOC) kako biste pomogli svojim zaposlenicima da pronađu informacije koje im trebaju kada im trebaju. Ako ste već dodali Naslov 1 i 2 u svoj dokument, neka Word napravi posao stvaranja TOC-a umjesto vas. Kliknite na početku dokumenta gdje želite da se TOC pojavi (obično nakon naslovne stranice) i kliknite na "Reference", zatim kliknite na "Sadržaj" u odjeljku Sadržaj. Vidjet ćete popis automatskih tablica koje možete koristiti. Kliknite na jedan od automatskih odabira i trebao bi se pojaviti vaš TOC, koristeći stilove naslova iz vašeg nacrta.

Korak 6

Poredajte naslove i odjeljke svog priručnika za vježbanje redoslijedom korak po korak. Posljednji i najvažniji dio priručnika je kazalo. Što je vaš indeks potpuniji, to će vaš učenik kasnije moći pretraživati ​​odgovore prema broju stranice i temi. Za izradu indeksa označite riječ koju želite staviti u indeks. Kliknite na "Reference", zatim na "Označi unos." Nastavite to činiti za svaku stavku koju želite dodati u svoj indeks. Kada završite, pomaknite se do kraja vašeg priručnika za obuku i umetnite Indeks klikom na "Reference", zatim na "Umetni Indeks."

7. korak

Provjerite pravopis i spremite datoteku. Nakon što ste izradili svoj prvi priručnik za obuku, ovaj priručnik možete pretvoriti u predložak za druge priručnike za obuku klikom na gumb "Open Office", zatim kliknite na "Spremi kao". Kada se pojavi dijaloški okvir, u odjeljku "Spremi kao vrstu" kliknite strelicu prema dolje i odaberite Word Template (.dotx). Tada možete ponovno upotrijebiti svoj rad na drugom priručniku za obuku.

Savjet

Dodajte grafike i druge ilustracije svom dokumentu kako biste pomogli zaposlenicima da razumiju o čemu pišete.

Obavezno isprobajte sve informacije o obuci koje se koriste u priručniku s najmanje jednom drugom osobom prije nego što svoj materijal za obuku date svojim zaposlenicima.

Word 2003 i Word 2007 imaju različita sučelja. Iako su ovi prijedlozi napisani za Word 2007, iste funkcije možete raditi u Wordu 2003.