Kako mogu stvoriti Microsoft Word bazu podataka?
Microsoft Word ima značajku cirkularnog pisma koja povezuje Word dokument s informacijama pohranjenim u podatkovnoj datoteci, koja se naziva izvor podataka. Izvor podataka može biti baza podataka. Prije spajanja možete stvoriti i upravljati bazom podataka unutar Worda. Baza podataka sprema se kao datoteka baze podataka programa Access unutar Worda.
Savjet
Nećete zapravo izvršiti cirkularno pismo, ali morate odabrati vrstu dokumenta cirkularnog pisma koji izrađujete prije nego što stvorite bazu podataka.
Izgled glavnog dokumenta
Otvorite prazan Word dokument.
Na Poštama kliknite Pokreni spajanje pošte i odaberite Imenik. Imenik vrsta dokumenta govori Wordu da stvori popis i koristi polja iz izvora podataka, kao što je baza podataka.
Prilagodite polja baze podataka
Kliknite Odaberi primatelje i odaberite Upišite novi popis za otvaranje Novog popisa adresa dijaloški okvir. Koristite ga za prilagodbu polja koja će se koristiti u bazi podataka. Kliknite Prilagodi stupce. Prilagodite popis adresa pojavit će se dijaloški okvir.
- Za uklanjanje naziva polja, odaberite naziv polja, kliknite Izbriši i kliknite Da za uklanjanje naziva polja.
- Za uređivanje naziva polja odaberite naziv polja, kliknite Preimenuj , Preimenuj polje dijaloški okvir, promijenite naziv polja i kliknite U redu .
- Za dodavanje dodatnih naziva polja kliknite Dodaj , Dodaj polje pojavi se dijaloški okvir, upišite novi naziv polja i kliknite U redu .
- Da biste promijenili redoslijed naziva polja, označite naziv polja i kliknite Premjesti gore ili Pomakni dolje .
Kliknite U redu kad završiš. Novi popis adresa dijaloški okvir prikazuje prilagođena imena polja u tablici.
Unesite informacije o bazi podataka
Unesite podatke u svako polje. Koristite tipku Tab za pomicanje s jednog polja na drugo. Kliknite Novi unos za prelazak na sljedeći zapis u bazi podataka. Nakon što upišete zadnji zapis, nemojte kliknuti Novi unos za prelazak na novi zapis.
Provjerite zapise i izvršite bilo kakve promjene
- Za uređivanje zapisa označite podatke i upišite promjene.
- Za traženje zapisa kliknite Traži , Pronađi unos pojavi dijaloški okvir, unesite riječ(e) za pretraživanje i kliknite Traži dalje .
- Za brisanje zapisa, kliknite kvadrat koji se nalazi lijevo od prvog polja, kliknite Izbriši unos i kliknite Da za uklanjanje zapisa.
Kliknite U redu kada završite.
Spremi bazu podataka i glavni dokument
Spremi popis adresa pojavi se dijaloški okvir. Odaberite gdje želite spremiti datoteku baze podataka, upišite naziv datoteke i kliknite Spremi .
Savjet
Upišite samo naziv datoteke i Word će dodati nastavak .mdb, spremajući datoteku kao datoteku baze podataka programa Microsoft Access.
Spremite glavni dokument , prazan direktorij koji povezuje s bazom podataka, u slučaju da kasnije odlučite izvršiti spajanje pošte. Zatvorite glavni dokument i Izlaz iz Worda .
Prikaz baze podataka
Dođite do datoteke baze podataka programa Access i otvorite je. Otvara se Microsoft Access. Kliknite Office_Address_List ispod Tablica prikazuje se naslov i tablica baze podataka koja je stvorena u Wordu.
Povratak na bazu podataka i uređivanje podataka
Otvorite glavni dokument u Wordu. Microsoft Word pojavi se dijaloški okvir. Kliknite Da tako da glavni dokument može dohvatiti informacije iz baze podataka. Na Poštama kliknite Uredi popis primatelja. Skupna pisma Primatelji pojavi se dijaloški okvir. Pod naslovom Izvor podataka odaberite naziv datoteke baze podataka. Kliknite Uredi i Uređivanje izvora podataka pojavi se dijaloški okvir. Uredite podatke. Kada završite, kliknite OK i kliknite Da za ažuriranje baze podataka. U Skupna pisma Primatelji dijaloški okvir, možete pročistiti podatke baze podataka pomoću Sortiraj , Filtar , Pronađi duplikate , Traži primatelj i Potvrdi adrese opcije.
Kliknite U redu kada je gotovo. Zatvorite glavni dokument . Kliknite Spremi . Izađite iz Worda .
Savjet
Možete izvršiti spajanje pošte imenika u Wordu pomoću stvorene baze podataka i glavnog dokumenta.