Kako mogu postaviti Outlook za GTD?
Metodologiju Getting Things Done Davida Allena možete integrirati s Microsoft Outlookom 2013 koristeći kategorije, oznake za praćenje i prioritete. Iako možete ručno konfigurirati Outlook na računalu za implementaciju GTD metodologije, nekoliko dodataka za Outlook nudi napredne alate za integraciju GTD-a. Zadatke možete kreirati izravno iz drugih Outlook stavki, kao što su e-pošta i sastanci, a zatim ih dodijeliti projektima i popisima radnji kako biste učinkovitije obradili svoju pristiglu poštu.
Ručno konfiguriranje programa Outlook za GTD
1. korak
Unesite svaki od svojih projekata u Outlook kao kategorije kako biste mogli povezati stavke s određenim projektima. Desnom tipkom miša kliknite e-poštu, sastanak ili zadatak, kliknite "Kategoriziraj", a zatim "Sve kategorije". Pritisnite gumb "Novo...". Dodajte naziv svakom projektu i dodijelite mu boju.
2. korak
Pretvorite druge Outlook stavke u zadatke čim vam privuku pozornost. Na primjer, možete pretvoriti poruku e-pošte u zadatak. Povucite i ispustite sastanak, poruku e-pošte, kontakt ili bilješku iznad "Zadaci" u navigacijskom oknu da biste automatski stvorili novi zadatak iz sadržaja stavke.
3. korak
Dodijelite oznake i prioritete svojim zadacima. Otvorite zadatak, a zatim kliknite naredbe u grupi Praćenje na vrpci Početna u Zadacima da biste dodali oznaku. Kliknite gumb "Prioritet" u grupi Oznake da biste označili stavku kao "Visoku važnost". Možete koristiti ovaj indikator za označavanje svojih radnji prema GTD metodologiji.
4. korak
Pregledajte svoj popis zadataka prema projektu, datumu ili važnosti. Kliknite "Zadaci" u navigacijskom oknu. Pritisnite karticu "Prikaz". Odaberite jednu od dostupnih opcija pregleda u padajućem okviru u grupi Raspored. Na primjer, odaberite "Kategorije" da rasporedite zadatke po projektima, "Datum početka" ili "Rok roka" da rasporedite zadatke prema datumu ili "Prioritet" da rasporedite zadatke prema prioritetu.
Korištenje dodatka NetCentrics GTD Outlook
1. korak
Preuzmite i instalirajte besplatnu probnu verziju Getting Things Done Outlook dodatka tvrtke NetCentrics. Ovaj je dodatak osmišljen kako bi pojednostavio vašu sposobnost obrade stavki programa Outlook prema metodologiji Davida Allena.
2. korak
Odaberite jednu od ključnih radnji na alatnoj traci NetCentrics da biste svoje Outlook stavke obradili u zadatke. Na primjer, odaberite jednu od ovih radnji iz grupe Getting Things Done na vrpci Početna:"Akcija", "Sljedeća radnja", "Delegiraj", "Odgodi" ili "Jednog dana". Kada odaberete jednu od ovih naredbi iz stavke e-pošte, zadatak se sprema u odgovarajuću mapu i radnja se dodjeljuje zadatku.
3. korak
Upravljajte svim svojim tekućim projektima koristeći Project Central. Pritisnite gumb "Project Central" u grupi Getting Things Done na vrpci Home. Ovaj prozor možete koristiti kao pomoć pri organiziranju zadataka u određene projekte.
4. korak
Generirajte projektno izvješće. Kliknite gumb izbornika "Projekt" u središnjem dijelu projekta, a zatim kliknite "Izradi izvješće...". Odaberite opcije koje želite uključiti u svoje izvješće. Na primjer, odaberite "Rok" s padajućeg izbornika Sortiraj zadatke po. Kliknite "U redu" za generiranje izvješća. Pritisnite gumb Ispis za ispis izvješća -- označeno je ikonom koja podsjeća na pisač.
Korištenje dodatka TaskCracker za Outlook
1. korak
Preuzmite i instalirajte besplatnu 30-dnevnu probnu verziju programa TaskCracker za Outlook. TaskCracker vam pomaže organizirati svoje Outlook stavke koristeći vizualni prikaz vaših zadataka i projekata sa sučeljem za povlačenje i ispuštanje.
2. korak
Pritisnite naredbu "Open TaskCracker" u grupi Open na vrpci TaskCracker. Alternativno, možete kliknuti "TaskCracker" na dnu okna mapa s lijeve strane.
3. korak
Organizirajte svoje zadatke prema prioritetu. Kliknite na zadatak, povucite ga u drugi kvadrant unutar zaslona TaskCracker i zatim ga otpustite da biste zadatak dodijelili tom prioritetu. Ovu metodu možete koristiti za brzo dodjeljivanje radnji popisu zadataka bez otvaranja svakog pojedinačnog zadatka.