Održavate sastanak putem videokonferencije?

1. Provjera opreme :Osigurajte da svi uključeni imaju potrebnu opremu (kamera, mikrofon, stabilna internetska veza) za učinkovito sudjelovanje. Testirajte svoje postavke unaprijed kako biste izbjegli bilo kakve tehničke greške.

2. Distribucija dnevnog reda :Unaprijed pošaljite dnevni red sastanka, osiguravajući da su sudionici upoznati s ciljevima i očekivanim ishodima.

3. Virtualna pozadina :Koristite virtualnu pozadinu profesionalnog izgleda za očuvanje privatnosti i smanjenje ometanja.

Smjernice za učinkovitu facilitaciju:

1. Predstavite sudionike :Započnite predstavljanjem svakog sudionika i njihove uloge u uspostavljanju odnosa.

2. Isključi zvuk kada ne govori :Potaknite sudionike da utišaju svoje mikrofone kada ne pridonose aktivno smanjenju pozadinske buke.

3. Koristite video :Kad god je to moguće, omogućite svom videu poboljšanje osobnih veza i neverbalne komunikacije.

4. Podizanje ruke :Uspostavite protokol za podizanje ruku ili izražavanje želje za govorom. To pomaže u održavanju reda i sprječava prekide.

5. Upravljanje vremenom :Držite se dnevnog reda i mudro upravljajte vremenom kako biste osigurali da sastanak ostane fokusiran i produktivan.

6. Aktivnosti angažmana :Uključite interaktivne elemente poput anketa ili kratkih ledolomaca kako bi sastanak ostao zanimljiv.

7. Koristite Chat za pitanja :Koristite funkciju chata za pitanja ili komentare koji nisu hitni kako biste izbjegli ometanje tijeka sastanka.

8. Sažmite i zaključite :Prije kraja sastanka sažeti ključne točke i odluke te navesti sljedeće korake ili daljnje radnje.

9. Hvala :Izrazite zahvalnost za svačije sudjelovanje i doprinos njegovanju pozitivne kulture sastanka pune poštovanja.

10. Snimite sastanak :Ako je prikladno, snimite sastanak za one koji nisu mogli prisustvovati ili za buduću upotrebu.

11. Nastavak :Nakon sastanka pošaljite sve dodatne izvore ili materijale o kojima se razgovaralo, kao i zapisnik sastanka koji ističe ključne točke i radnje.

Pridržavajući se ovih smjernica, možete učinkovito olakšati videokonferencijske sastanke, osiguravajući glatku komunikaciju, suradnju i produktivnost među svojim timom.