Kako se recepcionar javlja na telefone?

1. Budite brzi:

- Nastojte odgovarati na pozive unutar tri do četiri zvona kako biste stvorili pozitivan dojam kod korisnika.

2. Koristite prijateljski pozdrav:

- Započnite s toplim i srdačnim pozdravom, poput "Dobro jutro, [naziv tvrtke], ovdje [vaše ime]. Kako vam mogu pomoći?"

3. Jasna izjava:

- Govorite jasno i umjerenim tempom kako bi pozivatelji lako razumjeli vaše odgovore.

4. Osmijeh:

- Iako vas pozivatelji ne mogu vidjeti, smiješak dok govorite pozitivno utječe na vaš ton glasa.

5. Odredite potrebe pozivatelja:

- Pažljivo slušajte kako biste razumjeli razlog pozivatelja za poziv i prikupite sve potrebne pojedinosti.

6. Usmjerite poziv:

- Odmah preusmjerite pozive odgovarajućoj osobi ili odjelu ili dajte pozivatelju podatke za kontakt ako su dostupni.

7. Primajte točne poruke:

- Ako je primatelj nedostupan, zapišite bitne detalje poruke, uključujući ime pozivatelja, kontakt broj, sažetu poruku i prikladno vrijeme za uzvratni poziv.

8. Koristite profesionalni jezik:

- Uvijek koristite pristojan jezik pun poštovanja, čak i u izazovnim situacijama.

9. Pokažite strpljenje i empatiju:

- Postupajte s teškim osobama sa strpljenjem, razumijevanjem i empatijom kako biste održali ugled tvrtke.

10. Praćenje:

- Ako je od vas zatraženo da nastavite, pobrinite se da zadatak bude dovršen na vrijeme.

11. Održavajte povjerljivost:

- Tretirajte informacije o pozivateljima strogo povjerljivo i dijelite samo ono što je neophodno.

12. Izbjegavajte ometanje:

- Dopustite pozivatelju da završi razgovor prije nego odgovori ili prenese poziv.

13. Koristite Clear Transfer Methods:

- Prilikom preusmjeravanja poziva jasno izgovorite ime pozivatelja i ukratko objasnite primatelju razlog preusmjeravanja.

14. Ponudite pomoć:

- Ako ne možete pružiti informacije koje pozivatelj traži, ponudite se da saznate ili ih spojite s nekim tko može.

15. Vježbajte aktivno slušanje:

- Postavljajte razjašnjavajuća pitanja kako biste bili sigurni da u potpunosti razumijete potrebe i zahtjeve pozivatelja.

16. Navedite podatke za kontakt:

- Jasno navedite podatke za kontakt tvrtke, kao što su telefonski broj i radno vrijeme, ako se netko treba ponovno obratiti.

17. Izrazite zahvalnost:

- Zahvalite pozivatelju na pozivu i izrazite zahvalnost što ste stupili u kontakt s vašom tvrtkom.

18. Graciozno završite razgovor:

- Upotrijebite ljubazan završetak poput "Hvala što ste nazvali [ime tvrtke]. Ugodan dan!"

19. Kontinuirana obuka:

- Redovito ažurirajte svoje komunikacijske vještine kroz obuku i povratne informacije kako biste održali vrhunsku korisničku uslugu.

20. Ostanite profesionalni:

- Suzdržite se od upuštanja u osobne razgovore ili ogovaranja tijekom poziva.