Kako postaviti popis za slanje e-pošte u programu Excel
Interaktivna priroda aplikacija unutar paketa za uredsku produktivnost kao što je Microsoft Office stvara prilike za uštedu vremena na zadacima koji se ponavljaju. Popis za slanje e-pošte programa Excel može se dijeliti s programom Outlook za upravljanje kontaktima i slanje e-pošte, dok se isti popis može spojiti s programom Word za izradu obrazaca ili adresa i naljepnica za arhiviranje. Kako biste osigurali najfleksibilniju upotrebu vašeg Excel popisa, imajte na umu nekoliko najboljih praksi.
Stvaranje vašeg Excel popisa za slanje e-pošte
1. korak
Otvorite novu Excel radnu knjigu i postavite nazive polja za svoj popis u 1. retku . Provjerite je li naziv svakog polja jedinstven.
2. korak
Unesite podatke u retke ispod naziva polja kako biste stvorili zapise za svakog primatelja e-pošte. Po potrebi formatirajte ćelije za širinu stupca ili prijelom riječi. Ćelije mogu ostati prazne ako informacije nisu dostupne. Kada je unos podataka završen, dajte naziv i spremite radnu knjigu klikom na Datoteka karticu, a zatim Spremi .
Spajanje Excel podataka s Wordom
1. korak
Otvorite Word s novim, praznim dokumentom. Kliknite Pošiljke karticu, a zatim Pokreni cirkularna pisma . Postoji nekoliko opcija za spajanje. Za ovaj primjer odaberite Pisma .
2. korak
Kliknite Odaberi primatelje , Koristite postojeći popis i odaberite datoteku popisa e-pošte programa Excel. Odaberite tablicu iz sljedećeg prozora. Međutim, s jednostavnim radnim listom popisa e-pošte bit će definirana samo jedna tablica. Odaberite ga i kliknite U redu .
3. korak
Napišite svoje pismo koje želite spojiti kao što biste to učinili s bilo kojom korespondencijom, izostavljajući personaliziranu kopiju, kao što su adrese i pozdravi, tj. sve što će biti spojeno s vaše Excel liste e-pošte. Dođite do početka slova i kliknite Adresni blok na vrpci. Desna strana zaslona prikazuje kako će trenutni format adresnog bloka izgledati s umetnutim podacima. Lijeva strana sadrži opcije formata. Odaberite između ovih i kliknite U redu kada ste zadovoljni rezultatom.
4. korak
Ponovite postupak za Liniju pozdrava i sve druge podatke pomoću Umetni polje spajanja gumb.
Kada je vaše pismo dovršeno, kliknite Pregled rezultata da vidite kako će izgledati vaše spojeno pismo. Također možete kliknuti Provjeri pogreške kako biste bili sigurni da će se vaša slova ispisati po želji. Kada budete spremni, kliknite Završi i spoji i odaberite željenu opciju spajanja.
Uvoz Excelovih poštanskih podataka u Outlook
1. korak
Pretvorite svoj radni list u datoteku s vrijednostima odvojenim zarezima. Kliknite Datoteka karticu i Spremi kao . Odaberite mjesto i dajte naziv svojoj datoteci. Odaberite CSV (razdvojen zarezima) (*.csv) u Spremi kao vrstu kutija. Kliknite Spremi i zatvorite CSV datoteku.
2. korak
Otvorite Outlook i kliknite Datoteka karticu Otvori i izvezi i Uvoz/Izvoz .
3. korak
Kliknite Uvezi iz drugog programa ili datoteke . Kliknite Vrijednosti odvojene zarezima a zatim Dalje . U prozoru Import a File potražite CSV datoteku popisa e-pošte stvorenu u prethodnom koraku i kliknite Dalje . Odaberite odredišnu mapu za uvezene zapise. Kontakti je odabrano prema zadanim postavkama. Kliknite Dalje .
4. korak
Provjerite je li okvir označen za vašu CSV datoteku, a zatim kliknite Mapiraj prilagođena polja .
Korak 5
Kliknite nazive polja iz vaših Excel podataka u Od okvir s lijeve strane do odgovarajućih Outlook polja u Prima okvir s desne strane. Izvršite ovo za svako polje koje trebate iz svojih Excel podataka. Kliknite U redu i Završi da biste dovršili uvoz podataka.