Koje su prednosti i nedostaci geografskog arhiviranja?

Prema Teksaškoj državnoj knjižnici, održavanje neorganiziranog sustava za upravljanje datotekama recept je za katastrofu. Teško je doći do informacija kada su vam hitno potrebne. Organiziranje i manipuliranje informacijama unutar tako neorganiziranog sustava u svrhu donošenja odluka također je prilično nemoguće. Učinkovit sustav arhiviranja obavezan je za svaku organizaciju koja očekuje da će imati koristi od informacija koje posjeduje. Sustav zemljopisnog arhiviranja prikladan je tamo gdje je zemljopisna lokacija najvažnija komponenta informacija.

Pogodnost

Geografski zapisi koji se odnose na određenu lokaciju pohranjuju se zajedno. To olakšava brzo donošenje odluka jer se informacije koje se pregledavaju odnose samo na jedno određeno geografsko područje. Zemljopisna područja klasificiraju se kao jedinice ili skupine jedinica. Geografsko arhiviranje omogućuje jednostavno premještanje zapisa jednostavnim premještanjem s jedne lokacije na drugu.

Prednosti analize

Geografsko arhiviranje pomaže procesu analize dopuštajući jednostavnu usporedbu podataka. Na primjer, analiza zapisa podnesenih prema nazivu i lokaciji zgrade može pomoći u identificiranju zapisa o održavanju za određenu zgradu.

Nedostaci složenosti

Proces pohranjivanja i dohvaćanja geografskih podataka dugotrajan je zbog potrebe za referenciranjem pomoću višestrukih identifikatora. Na primjer, lociranje određene zgrade zahtijeva referencu na određenu državu, grad, ulicu i konačno naziv zgrade. Zapisi koji se vode u nekim nacijama napisani su na njihovom jeziku. Na primjer, grad Firenca u Italiji je "Firenze" u talijanskim zapisima. Unakrsno upućivanje na drugi jezik stoga postaje neophodno kako bi se korisnicima koji nisu Talijani omogućilo razumijevanje informacija.

Nedostaci zahtjeva indeksa

Morate biti dovoljno dobro upoznati sa zemljopisnim područjem da biste razumjeli zapise. Kako biste ih brzo locirali, morate koristiti abecedni indeks. Proces pohranjivanja i dohvaćanja zapisa zahtijeva dvije radnje:Provjerite indeks za lokaciju datoteke i potražite je među ostalim informacijama.