Prednosti i nedostaci automatizacije ureda
Automatizacija ureda danas se odnosi na mnogo više od pisaćeg stroja i kopirnog stroja. Elektroničke i digitalne informacije srž su moderne automatizacije ureda. Može se sastojati od isključivo internih računala ili, što je vjerojatnije, uključuje svjetsku digitalnu mrežu putem interneta i pohranu u oblaku izvan mjesta. Kako se krećete kroz 21. stoljeće, naići ćete na prednosti i nedostatke svojstvene automatizaciji ureda u svim njezinim permutacijama.
Uštedite vrijeme i resurse tvrtke
Od uvođenja uredske automatizacije, oprema je tvrtkama omogućila uštedu vremena i novca. Umjesto da čekate da dokument stigne klijentu poštom, možete ga poslati faksom za nekoliko minuta. Sada, napredak računala i interneta učinili su komunikaciju trenutnom. Kad god uštedite vrijeme, uštedjeli ste i novac. Niste ograničeni zemljopisnim ograničenjima, štedite resurse koje ste potrošili na putovanje. Osim toga, iako i dalje možete izrađivati tiskane kopije mnogih dokumenata, digitalna pohrana omogućuje vam uštedu vremena i novca na papiru i prostoru za pohranu.
Oslonite se na automatizaciju za točnost
Iako je istina da je stroj učinkovit onoliko koliko su učinkoviti ljudi koji su ga izradili, a podaci prikupljeni digitalno su onoliko točni koliko je točna osoba koja ih je poslala, nakon što se greške otklone iz programa, oni su beskrajno pouzdaniji od ljudi. Postoji softver za zbrajanje brojeva u proračunskim tablicama i proračunima, na primjer, koji uvijek dolazi s točnim stanjem i ne oslanja se na prste knjigovođe na stroju za zbrajanje. Predlošci se mogu stvarati i koristiti uvijek iznova kako bi se izbjegle pogreške u standardnoj dokumentaciji.
Kada automatizacija krene naopako, vi ste u nevolji
Tvrtke koje se oslanjaju isključivo na automatizaciju za upravljanje i pokretanje svojih informacijskih sustava mogu zapasti u paniku kada ti isti sustavi zakažu. Troškovi popravka ili zamjene pokvarenih sustava mogu biti pretjerani. Ne možete samo uzeti gumicu i napraviti ispravke. Morate ili zaposliti tehničare koji će držati korak s ažuriranjima i kvarovima softvera i hardvera ili imati pouzdanu uslugu koju možete nazvati u trenutku. Zatim imate cijelo pitanje povjerljivosti i sigurnosti. Možete čuvati poslovne tajne i reći samo nekolicini pouzdanih pojedinaca, ali ako podaci dospiju na web, ne možete ih vratiti.
Korisnike nije uvijek lako promijeniti
Kako se automatizacija ureda nastavlja razvijati, a vi uključujete nove tehnologije u svoje sustave kako biste ostali konkurentni i profitabilni, nedostatak je taj što morate ponovno uvježbati cijeli svoj korisnički kadar. Svi od vaše tajnice do službenika za narudžbe i od vaših kupaca do prodavača koji isporučuju vaš proizvod ili uslugu moraju naučiti nove sustave. Mnogi ljudi ne uče nove sustave lako, a drugi su tvrdoglavi u tome da rade stvari na način na koji su uvijek radili. Dakle, iako imate troškove povezane s prekvalifikacijom, imate i stavove krajnjih korisnika protiv kojih se morate boriti.