Kako koristiti Outlook za planiranje konferencijskih soba

U užurbanom uredu s više konferencijskih soba može biti teško pratiti koje se konferencijske sobe koriste u koje vrijeme. Kalendar u programu Microsoft Outlook može se koristiti za planiranje vaših sastanaka, obveza i događaja, a može se koristiti i za događaje koji se održavaju u cijelom uredu, kao što je raspored konferencijskih soba. Možete konfigurirati jedan kalendar za raspored svih konferencijskih soba, tako da osoblje može lako vidjeti dostupnost konferencijske sobe za bilo koje vrijeme i datum.

1. korak

Otvorite Microsoft Outlook. Pritisnite "Kalendar" na ploči Favoriti. Desnom tipkom miša kliknite "Kalendar" i odaberite "Novi kalendar". Unesite naziv za novi kalendar, kao što je "Raspored konferencijske sobe."

2. korak

Pritisnite "Prikaz rasporeda" u sučelju vrpce. Desnom tipkom miša kliknite na kalendar i odaberite "Novi termin."

3. korak

Kliknite "Kategoriziraj" na vrpci i odaberite "Sve kategorije". Označite kategoriju boja i kliknite "Preimenuj". Unesite naziv kategorije, na primjer "Konferencijska soba 1" ili "Konferencijska soba u predvorju". Preimenujte dodatne kategorije boja, jednu za svaku konferencijsku sobu. Kliknite "U redu."

4. korak

Unesite naslov sastanka ili događaja u tekstni okvir Predmet. Unesite naziv ili broj konferencijske sobe u tekstni okvir Lokacija. Unesite dan i vrijeme početka korištenja konferencijske sobe te vrijeme završetka korištenja. Ako je konferencijska soba potrebna za više dana, možete promijeniti i datum završetka.

Korak 5

U glavni prozor unesite pojedinosti sastanka zakazanog u konferencijskoj sobi. Možete uključiti opis sastanka i popis sudionika.

Korak 6

Pritisnite "Kategorija" na vrpci i kliknite konferencijsku sobu u kojoj će se sastanak održati. Ova boja kodira sastanak na kalendaru i lako razlikuje više konferencijskih soba koje se koriste u isto vrijeme.

7. korak

Kliknite "Spremi i zatvori" za zatvaranje događaja konferencijske sobe i povratak na kalendar.