Što učiniti kada odgovarate na telefonski poziv?

1. Budite brzi i ljubazni. Odgovorite na poziv unutar tri zvona i pozdravite pozivatelja prijateljskim i profesionalnim pozdravom, poput "Hvala što ste nazvali [Naziv tvrtke]. Ovdje [Vaše ime]. Kako vam mogu pomoći?"

2. Identificirajte sebe i svoju tvrtku. Nakon što pozdravite pozivatelja, jasno recite svoje ime i naziv svoje tvrtke.

3. Pažljivo slušajte. Dopustite pozivatelju da u potpunosti objasni svoj zahtjev ili zabrinutost prije nego što odgovorite.

4. Budite korisni i profesionalni. Potrudite se odgovoriti na pitanja pozivatelja ili mu dati potrebne informacije. Ako ne možete pomoći pozivatelju, budite iskreni i izravni, ali ponudite da ga spojite s nekim tko mu može pomoći.

5. Zahvalite pozivatelju na pozivu. Svakako zahvalite pozivatelju što je odvojio vrijeme za poziv, čak i ako niste uspjeli u potpunosti riješiti njihov problem.

6. Pristojno završite poziv. Završite razgovor prijateljskim i profesionalnim pozdravom, poput "Hvala što ste nazvali. Ugodan dan."

Dodatni savjeti za odgovaranje na telefonske pozive:

* Smiješite se dok razgovarate telefonom. Tako će vaš glas zvučati prijateljskije i susretljivije.

* Govorite jasno i umjerenim tempom. Ne žurite s riječima, ali i ne odugovlačite.

* Koristite vještine aktivnog slušanja. Obratite pozornost na ono što pozivatelj govori i odgovorite na odgovarajući način.

* Budite strpljivi i puni razumijevanja. Ako je pozivatelj uzrujan ili ljut, pokušajte ostati smireni i puni razumijevanja.

* Budite proaktivni. Ako je pozivatelj dugo na čekanju, povremeno se javite s njim kako biste ga obavijestili da će netko uskoro biti s njim.

* Nastavite prema potrebi. Ako ste obećali da ćete se javiti pozivatelju, svakako to učinite.