Kako mogu smanjiti veličinu Excel datoteka?

Dodavanje velikog raspona podataka, ugrađenih slika ili složenog oblikovanja malo povećava veličinu Excel datoteke. U nekim slučajevima, međutim, veličina Excel datoteke izmiče kontroli bez naizgled ikakvog razloga. Ovaj problem često uzrokuje Excel pohranjivanje postavki oblikovanja za ćelije daleko izvan raspona stvarnih podataka. Da biste riješili problem, izbrišite retke i stupce nakon kraja podataka. Za dodatnu uštedu prostora, pretvorite stare Excel datoteke u format XLSX ili format binarne radne knjige.

Brisanje neiskorištenih ćelija i oblikovanja

Kada formatirate mnogo ćelija -- kao što je promjena boje pozadine za cijeli radni list -- Excel obično pohranjuje samo podatke o ćelijama koje sadrže podatke, iako vizualno primjenjuje promjenu na sve odabrane ćelije. U nekim slučajevima, primjerice ako imate pogrešnu vrijednost u udaljenom stupcu, Excel sprema prekomjerne podatke o oblikovanju i stvara velike datoteke. Da biste smanjili veličinu datoteke, odaberite stupac desno od zadnjeg ispunjenog stupca, pritisnite "Ctrl-Shift-desno" za odabir preostalih stupaca, desnom tipkom miša kliknite odabrano područje i odaberite "Izbriši". Odaberite višak redaka ispod podataka pomoću "Ctrl-Shift-dolje i ponovite korake koji se koriste za stupce..

Promjena vrste datoteka

Datoteke stvorene s verzijama Excela prije 2007., koje koriste ekstenziju XLS, mogu zauzeti više od dvostruko više prostora od onih s novijom ekstenzijom XLSX. Sve dok vam nije potrebna kompatibilnost sa starim verzijama Excela, pretvorite datoteku izvođenjem "Spremi kao..." i odabirom "Radna knjiga programa Excel" u padajućem izborniku pored "Spremi kao vrstu... ." Datoteke možete dodatno smanjiti i poboljšati brzinu spremanja pomoću vrste datoteke binarne radne knjige programa Excel, ali to sprječava alternativne programe za proračunske tablice da učitaju datoteku.