Kako koristiti Excel za usklađivanje GL računa
Mjesečno usklađivanje bilančnih računa jedini je način da se osigura da su financijski podaci poduzeća pravilno evidentirani u računovodstvenim knjigama. Usklađivanje bilance stanja štiti tvrtku od prijavljivanja pogrešaka u financijskim izvješćima tvrtke, što može dovesti do pogrešaka prilikom pripreme savezne porezne prijave tvrtke. Mnogi računovođe stvaraju Microsoft Excel proračunske tablice kako bi pomogli u usklađivanju računa glavne knjige (GL) s vanjskom dokumentacijom.
1. korak
Upišite naziv računa glavne knjige i broj računa glavne knjige na vrhu Excel tablice. Imena i brojeve možete upisati izravno u ćelije u Excelu i softver će ispravno formatirati unose.
2. korak
Unesite mjesec i godinu za usklađivanje ispod naziva i broja GL-a.
3. korak
Upišite "Završni saldo po GL" u prvi stupac proračunske tablice nekoliko redaka ispod naslova.
4. korak
Unesite završni iznos sadržan u računu glavne knjige u drugom stupcu proračunske tablice u istom retku kao i oznaka "Završno stanje po GL".
Korak 5
Upišite "Završno stanje po (izvornom dokumentu)" u prvi stupac proračunske tablice ispod retka koji sadrži "Završno stanje po GL". Primjeri izvornih dokumenata uključuju izvješća o potraživanjima, izvješća o obvezama i popise imovine.
Korak 6
Unesite završno stanje po izvornom dokumentu za taj konto glavne knjige u drugi stupac proračunske tablice u istom retku kao i oznaka "Završno stanje po (izvornom dokumentu)".
7. korak
Upišite "Razlika" u sljedeći redak prvog stupca.
Korak 8
Napravite izračun u drugom stupcu pored oznake "Razlika" koji oduzima ukupan iznos izvornog dokumenta od završnog stanja glavne knjige. Ovo je iznos koji treba uskladiti.
Korak 9
Napravite odjeljak ispod linije razlike pod nazivom "Usklađivanje stavki."
Korak 10
Navedite svaku stavku koja stvara razliku usklađivanja u odjeljku stavki usklađivanja. Uključite objašnjenje svake stavke i iznos stavke. Primjer stavke za usklađivanje može biti uplata na račun koja je knjižena na bankovni račun, ali nije knjižena na račun korisnika.
Korak 11
Izradite izračun na kraju odjeljka Usklađivanje stavki koji predstavlja ukupan iznos usklađivanja stavki. Kada je ukupni iznos stavki usklađenja jednak ukupnom iznosu "Razlike", tada ste pravilno uskladili račun.
Savjet
Najbolje je uskladiti GL račune prije zatvaranja obračunskog mjeseca kako biste mogli izvršiti sve potrebne ispravke računovodstvenih podataka u odgovarajućem mjesecu.
Ako niste sigurni kako izraditi proračunske tablice za usklađivanje u Excelu, razmislite o angažiranju računovodstvenog stručnjaka da vam pomogne s postavljanjem.