Kako organizirati zapisnik sa sastanka pomoću Worda
Ako mislite da je "odbor tijelo koje vodi zapisnike i gubi sate", onda ste u društvu s desecima čitatelja od najmanje 1934. do danas.
U stvarnom svijetu, međutim, vođenje zapisnika trebalo bi vam pomoći da uštedite sate -- sate izgubljene pokušavajući se sjetiti tko je što odlučio, kada i zašto. Kada je vaš posao napisati i održavati zapisnik za organizaciju, prvo odredite koje elemente zapisnik treba sadržavati, a zatim pronađite ili izradite predložak koji uključuje te elemente.
Zašto su minute važne
Zapisnici sa sastanka pružaju transparentnost u donošenju odluka vaše organizacije i služe kao važan zapis odluka koje grupa donosi. Oni također čine članove odgovornima tako što jasno navode sve radnje koje su članovi pristali poduzeti. Tijekom vremena, oni su izvor za povijest organizacije, pomažući novim članovima da se brže upoznaju s problemima i odlukama i pružaju prozor u rast organizacije. Ovisno o složenosti i fokusu vaše organizacije, zapisnik može biti ili sažeti sažetak ili detaljno računovodstvo.
Elementi efektivnih minuta
Bez obzira na veličinu vaše organizacije ili broj ljudi na vašem sastanku, minimalna količina informacija koju zapisnik sastanka treba sadržavati je:
- Datum, vrijeme i popis sudionika
- Ažuriranje/sažetak zapisnika s prethodnog sastanka
- Dnevni red sastanka
- Zapis svih odluka ili glasova
- Jasna izjava svih radnji ili "zadaća"
Ako vaša organizacija treba preciznu odgovornost i detaljne zapisnike, Robertova pravila reda, koja organizacije obično koriste kao smjernice za vođenje sastanaka, definiraju važne elemente i oblike zapisnika.
Korištenje Word predložaka
Word nudi niz predložaka za zapisnike sastanaka.
Korak 1:Pronađite predložak Word minuta.
Odaberite Datoteka a zatim Novo . Unesite "minute" kao pojam za pretraživanje i pritisnite Enter . Ovo pretraživanje vraća nekoliko desetaka predložaka, od kojih je 12 specifično za sastanke, neki označeni kao "formalni", neki "neformalni", a neki specifični za organizacije kao što su PTA. Za minute sa sastanka suzite pretragu odabirom Sastanak na desnoj bočnoj traci.
Za potrebe ovog primjera kliknite Zapisnik službenog sastanka kako biste razmotrili najsnažniji skup elemenata za uključivanje, a zatim kliknite Stvori gumb za pokretanje Word dokumenta na temelju ovog predloška.
Korak 2:Provjerite uključuje li predložak sadržaj koji vam je potreban.
Analizirajte predložak i razmotrite elemente koje treba uključiti, s obzirom na potrebe vaše organizacije. Za ležernije okupljanje, možete, na primjer, zamijeniti Poziv za narudžbu odjeljak s neformalnijim dijelom koji uključuje samo datum, mjesto i vrijeme sastanka ili zamijenite Prozivku odjeljak s jednostavnim popisom sudionika.
Korak 3:Zamijenite polja rezerviranih mjesta svojim podacima.
Zamijenite tekstualna polja sadržajem relevantnim za vašu organizaciju dvostrukim klikom na tekst rezerviranog mjesta i upisivanjem vlastitog sadržaja. Na primjer, kliknite na stavku popisa Otvoreno pitanje/sažetak rasprave i unesite vlastiti tekst.
Mnogi predlošci, uključujući i ovaj, sadrže polja za podatke, poput naziva organizacije, službenika ili određenih uobičajenih elemenata. Nakon što unesete tekst u polje, taj tekst popunjava sve instance polja -- na primjer, "Ime tajnika" je polje koje, nakon što unesete "Benjamin Franklin," popunjava sve druge instance tog polja.
Korak 4:Snimite rasprave i odluke sa sastanka.
Nakon svake točke detaljno opišite važne točke rasprave kao i konačnu odluku ili potrebnu radnju. Razmislite o korištenju podnaslova kao što su "Rasprava" i "Akcija" kako biste osigurali da se pozabavite najvažnijim točkama.
Savjet
Većina predložaka koristi Word stilove. Na primjer, numerirane stavke pod Otvorenim problemima i Novim poslovima imaju primijenjen broj popisa. Klikom na Enter nakon ovih redaka dodaje još jedan redak List Number. Da biste dodali sadržaj ispod stavke bez dodavanja druge numerirane stavke, promijenite stil u Normalno u grupi Stilovi i povećajte uvlaku pomoću opcije Povećaj uvlaku gumb u grupi Odlomak.
Izrada vlastitog predloška minuta
Iako je korištenje gotovog predloška vjerojatno brže, umjesto toga možete izraditi vlastiti predložak zapisnika sastanka i zatim ga ponovno koristiti za svaki sastanak.
Korak 1:Napravite novi Word dokument i dodajte naslov.
Otvorite Word dokument, odaberite Naslov 1 iz grupe Stilovi na kartici Početna i unesite naziv svoje organizacije.
Korak 2:Stvorite rezervirana mjesta za primarne odjeljke.
Dodajte rezervirana mjesta za svoje primarne odjeljke, primjenjujući Naslov 2 ako želiš. Ovi odjeljci trebaju odražavati zahtjeve vaše organizacije i trebaju biti dosljedni od sastanka do sastanka.
Po potrebi primijenite Wordove stilove. Da biste primijenili stil, na primjer, stil popisa s grafičkim oznakama na stavke dnevnog reda, otvorite Stilovi bočnoj traci klikom na ikonu strelice u grupi Stilovi i pronađite i odaberite stil.
Savjet
Spremite svoj dokument kao predložak, bilo nakon stvaranja primarnih odjeljaka ili nakon dodavanja nekih drugih uobičajenih podataka, kao što su sudionici ili službenici. Za spremanje dokumenta kao predloška odaberite Datoteka , Spremi kao a zatim Računalo da ga spremite na svoje računalo, a ne u oblak ili poslužitelj. Pregledajte bilo koje prikladno mjesto -- nije važno u koju mapu spremite jer spremanje kao predloška nadjačava odabranu mapu.
Na padajućem izborniku Spremi kao vrstu odaberite Predložak riječi (*.dotx) da biste ga spremili kao DOTX datoteku ili predložak. Word ga automatski sprema u mapu Custom Office Templates. Za kasnije korištenje odaberite Datoteka , Novo a zatim kliknite Osobno za pristup vlastitim prilagođenim predlošcima.
Korak 3:Snimite događaje vašeg sastanka.
Unesite pojedinosti ispod svakog odjeljka. Obratite pažnju na bilo koju točku iznesenu tijekom rasprave na sastanku koja bi pomogla razjasniti odluke ako vaš odbor ili drugi trebaju ponovno pregledati ili razumjeti povijest vaše organizacije.
Ne postoji samo jedan način organiziranja minuta. U ovom smo primjeru odvojili sam dnevni red od rasprave, ali umjesto toga možete kombinirati ova dva elementa.
Savjet
Pritiskom na Enter nakon stilizirane linije obično se nastavlja isti stil, ovisno o svojstvima stila. Za brzo vraćanje na zadano Normalno stilu, pritisnite Enter dva puta.