Kako ispisati naljepnice pomoću Worda
Dugo vremena Microsoft Word uključuje predloške za listove s naljepnicama za ispis, kao i za uobičajene dokumente poput pisama. Uz rasporede naljepnica za različite dobavljače, Word može ispisati jedan unos na određenu naljepnicu ili proizvesti cijeli list naljepnica odjednom.
Ako imate popis kontakata u adresaru Outlooka ili proračunskoj tablici programa Excel ili Access bazi podataka, cirkularna pisma mogu uvesti informacije za automatsko stvaranje niza oznaka. Alternativno, možete stvoriti vlastiti popis za slanje e-pošte izravno u Wordu tijekom cirkularnog pisma. Microsoftov cirkularni zapis nije magija, ali može raditi gotovo tako brzo.
Očito, cirkularna pisma uključuju mnoštvo pogodnosti za pošiljatelje i velike korporacije koje provode masovno slanje. Ali čak je i vrlo zgodan za obične ljude. Ako više ne morate ručno adresirati svaku omotnicu, vaša bi se obitelj mogla vratiti u duhu slanja lijepih (papirnatih) blagdanskih čestitki svakog prosinca. Ako pomažete u vođenju lokalne PTA ili izviđačke jedinice, cirkularna pisma mogu biti vrlo korisna za slanje letaka.
Kako funkcionira cirkularno pismo?
Tri su dokumenta uključena u cirkularno pismo. Kada je riječ o naljepnicama, glavni dokument je onaj koji koristite za postavljanje izgleda, uključujući logotip tvrtke ili povratnu adresu na naljepnicama za otpremu, ako ih želite uključiti. Vaš popis za slanje e-pošte, koji sadrži adrese za ispis na naljepnicama, izvor je podataka. Ova dva dokumenta, zajedno, daju oznake adrese. Evo dijagrama:
Postoje neki neočekivani problemi.
Ako koristite Excel, Outlook ili Access kao izvor podataka, na primjer, morate se pridržavati određenih pravila koja možda neće biti odmah očita. Na primjer, kada koristite proračunsku tablicu programa Excel, morate provjeriti je li stupac poštanskih brojeva ili poštanskih brojeva formatiran kao tekst kako ne biste izgubili nijednu nulu.
Također, ne možete koristiti Outlook kontakte kao izvor podataka osim ako Outlook niste postavili kao zadani program za e-poštu.
Može biti jednostavnije samo koristiti Word kao izvor podataka, osobito ako imate iskustva s Wordom, ali niste dovoljno upoznati s drugim Microsoftovim alatima za uredsku produktivnost.
Evo kako možete brzo stvoriti i ispisati osnovne poštanske naljepnice u većini izdanja Worda, sve unutar Worda, bez prolaska kroz dugotrajnu potpunu rutinu čarobnjaka za spajanje pisama korak po korak.
Korak 1. Pripremite glavni dokument za naljepnice
U Wordu idite na izbornik Datoteka. Odaberite Novi dokument, a zatim Prazan dokument.
na kartici Mailings idite na grupu Pokreni cirkularno pismo i odaberite Pokreni cirkularno pismo, oznake. U dijaloškom okviru Mogućnosti naljepnice označite planirate li koristiti pisač s kontinuiranim uvlačenjem ili pisač s listovima.
Zatim pod informacijama o naljepnici odaberite dobavljača naljepnice i broj proizvoda koji odgovara paketu naljepnica koje ćete koristiti. Pritisnite OK.
Korak 2. Postavite popis za slanje e-pošte u programu Word
Idite na Odaberite primatelje i odaberite Upišite novi popis.
U dijaloškom okviru New Address List koji se pojavi, upišite podatke za svakog člana vašeg popisa za slanje e-pošte u svaki stupac prema potrebi. (Učinili smo to u nastavku s kratkim popisom izmišljenih likova.)
Upotrijebite tipku Tab za pomicanje s jednog stupca na sljedeći ili za prelazak na sljedeći red u tablici. Za stvaranje novog reda u tablici odaberite Novi unos ili pritisnite ALT+N.
Značajka jednostavna za korištenje pod nazivom Prilagodi stupce daje vam veliku fleksibilnost oko informacija koje možete uključiti u svoje poštanske oznake. Kao što je dolje naznačeno, možete ukloniti stupce kao što su naslov ili adresni redak 2. Također možete ukloniti telefonske brojeve i adrese e-pošte, budući da oni ionako nisu obično potrebni na oznakama adresa.
Također u Prilagođavanju stupaca možete dodati nove stupce, preimenovati postojeće stupce ili promijeniti redoslijed stupaca na popisu. Nakon što izvršite sve željene promjene u stupcima, odaberite U redu.
Kada završite s dodavanjem svih osoba koje želite na popis, kliknite U redu.
U dijaloškom okviru Spremi popis adresa dodijelite naziv novoj datoteci, a zatim odaberite Spremi.
Nakon što ste dodali sve adrese na svoj popis za slanje e-pošte, na kraju ćete dobiti popis primatelja cirkularnih pisama koji izgleda otprilike ovako:
Korak 4. Dodajte adrese svojim oznakama
Word ne mora nužno znati kako želite da vaše naljepnice budu dizajnirane. U sljedećem koraku idite na Adresni blok da definirate gdje se adrese trebaju pojaviti na naljepnicama.
Nakon što odaberete Address block, kliknite OK. Word će umetnuti adresni blok u prvu oznaku adrese na stranici. Nakon toga odaberite Ažuriraj sve oznake kako biste replicirali adresar na sve oznake na cijeloj stranici.
Korak 5. Pregledajte i ispišite svoje naljepnice
Na stranici s rezultatima pregleda trebali biste vidjeti pregled svih adresa na stranici.
Ako sve izgleda loše, idite na Finish &Merge da biste ispisali svoje naljepnice. Ako ste naišli na bilo kakvu zabunu ili ako ste odlučili da želite naljepnice ljepšeg izgleda, vratite se na izbornik Datoteka i pokrenite novi Prazan dokument.
Vratite se na grupu Pokreni cirkularno pismo, ovaj put odabirom čarobnjaka--onog u cirkularnom pismu, naravno, ne onog u Dorothynoj zemlji Oz.