Prednosti sustava za upravljanje datotekama
Kako vaše poslovanje ulazi u doba digitalne distribucije, morat ćete odlučiti želite li ili ne prijeći s papirnatog sustava arhiviranja na digitalni sustav upravljanja datotekama. Iako se promjena na potpuno kompjuterizirani sustav arhiviranja može činiti zastrašujućom, velike prednosti posjedovanja digitalnog sustava arhiviranja mnoge su potaknule na prijelaz.
Smanjeni trošak
Zbog troškova najma imovine za pohranu dokumentacije, digitalno arhiviranje počinje se isplaćivati čim se implementira. Budući da nema fizičke papirologije, troškovi rukovanja i prijenosa dokumenata naprijed-nazad uvelike su smanjeni. Ovo također omogućuje da se dokumenti koji moraju biti pohranjeni kao papir arhiviraju na manjim i jeftinijim lokacijama.
Zeleni
Smanjenje ugljičnog otiska vašeg poslovanja može biti važan čimbenik u dosezanju današnje ekološki orijentirane potrošačke baze. Može uvelike poboljšati imidž tvrtke, dati porezne olakšice i smanjiti troškove zaliha. Digitalni sustav arhiviranja može pozitivno promijeniti cjelokupnu osnovu poslovanja, a prelazak na "zeleniji" sustav može pružiti brojne mogućnosti oglašavanja.
Lakši tijek rada
Dohvaćanje tiskanih kopija dokumenata koji su arhivirani i fizički pohranjeni može biti dugotrajan proces koji je podložan ljudskoj pogrešci, sigurnosnim problemima i fizičkom gubitku. To nije slučaj s digitalnim sustavom. Za nekoliko trenutaka dokumentu se može pristupiti na stolu osobe kojoj je potreban. To rezultira kraćim radnim razdobljem, što omogućuje brži napredak i više vremena za razvoj projekata.
Veća sigurnost
Dok tradicionalni papirnati sustav arhiviranja može otvoriti i pogledati svatko tko mu ima pristup, digitalni sustav arhiviranja može pružiti različite razine zaštite koje dokumente mogu zadržati povjerljivima. Koristeći lozinke, određene mape za različite korisnike, enkripciju podataka i revizijske tragove koji vam omogućuju da vodite evidenciju o tome tko je pristupio kojim datotekama i kada, sustav za upravljanje datotekama može vaše dokumente čuvati mnogo sigurnije.
Pouzdano arhiviranje
Papirnati dokumenti i datoteke mogu biti uništeni prekomjernim rukovanjem, oštećenjima od požara, poplavama i drugim prirodnim katastrofama. Budući da se podaci mogu pohraniti na poslužiteljima bilo gdje u svijetu, možete sigurno arhivirati svoje poslovne dokumente bez brige o potencijalnoj imovinskoj šteti. Svoje arhivirane podatke također možete učiniti prijenosnima, koristeći stvari kao što su odvojivi tvrdi diskovi, USB memorije i CD-ovi.