Detaljne upute za izradu Excel proračunske tablice
Kada radite s podacima, proračunske tablice mogu biti zgodan način organiziranja svega u formatu koji je lako razumljiv. Proračunske tablice idealne su za postavljanje proračuna, praćenje napretka na projektima i planiranje. U eri prije tehnologije, tvrtke su koristile knjige temeljene na papiru za praćenje tih stvari, ali sada je Microsoft Excel alat izbora. Srećom, stvaranje i ažuriranje Excel proračunskih tablica relativno je jednostavno.
Kako napraviti proračunsku tablicu
Proračunska tablica ima istu postavku bilo da je na papiru ili na zaslonu vašeg računala. Imate redove koji počinju na vrhu i nastavljaju se tijekom trajanja podataka. Tu su i kolone , koji počinju na lijevoj strani proračunske tablice i nastavljaju udesno koliko god je potrebno. Točka gdje se red susreće s odgovarajućim stupcem naziva se ćelija .
U Microsoft Excelu svaki redak dobiva broj , dok svaki stupac ima slovo . Dakle, prva ćelija je A1. Ako svakom stupcu date zaglavlje, prvi red je rezerviran za tu svrhu, zahtijevajući da unesete naslov za svaki stupac. Na primjer, ako pratite proračun, prvi stupac može biti proizvodi, dok je stupac B novac koji ste potrošili, a stupac C porez koji ste platili, nakon čega slijedi ukupna cijena u stupcu D.
Izrada Excel proračunske tablice
Ako imate Microsoft Office, Excel je uključen u paket. Idite na svoj popis aplikacija i odaberite Microsoft Excel s popisa. Odaberite Datoteka i Novo za otvaranje nove proračunske tablice sa zadanim naslovom Knjiga1 . Na dnu zaslona nalazi se kartica s natpisom Sheet1 .
Kao i kod Microsoft Worda, imate vrpcu na vrhu zaslona koja vam omogućuje da prilagodite dokument i formatirate ćelije. Pod Početna , možete podebljati tekst ili promijeniti vrstu i veličinu fonta. Također možete promijeniti poravnanje teksta unutar svake ćelije u lijevo poravnato, desno poravnato ili centrirano.
Radne bilježnice nasuprot radnim listovima
Jedna stvar koja u početku može biti zbunjujuća je terminologija. Svaki novi dokument koji otvorite u Excelu naziva se radna knjiga. Unutar svake radne knjige stvarate radni list koji ćete vidjeti kao karticu na dnu zaslona. Prema zadanim postavkama, novi radni list zove se Sheet1, ali možete ga kliknuti desnom tipkom miša i odabrati Preimenuj da biste mu dali ime koje želite.
Za izradu novog radnog lista kliknite simbol + pored kartice radnog lista na dnu ekrana. Možete umetnuti radni list između dva koja ste već izradili tako da desnom tipkom miša kliknete karticu i odaberete Umetni list . Listove možete pomicati klikom na željenu karticu i povlačenjem udesno ili ulijevo od mjesta gdje se trenutno nalazi.
Korištenje značajke zbroja
Jedna od najkorisnijih značajki proračunske tablice programa Excel je njezin automatski zbroj značajka. Da biste vidjeli kako ova formula radi, upišite niz brojeva u stupac, a zatim kliknite na praznu ćeliju ispod posljednjeg broja. Na vrpci kliknite Formule i Automatski zbroj . Vidjet ćete formulu za automatski zbroj u skočnom prozoru u zadnjem okviru – na primjer, =SUM(A1:A4) . Kada kliknete Enter , formula zbraja retke iznad sebe i unosi zbroj u okvir koji sadrži formulu.
Također možete napisati vlastite formule. Kako se osjećate ugodnije s ovom značajkom, možete proširiti ono što možete učiniti unutar aplikacije. U formuli AutoSum =SUM(A1:A4) , na primjer, formula upućuje Excel da zbroji stavke u recima A1 do A4.
Zaokretne tablice za organiziranje podataka
Kako počnete raditi s većim količinama podataka, osjećat ćete sve veću potrebu da svime upravljate učinkovitije. Zaokretna tablica ugrađen je u Excel kao način za jednostavno organiziranje informacija. Umjesto ručnog razvrstavanja po redovima i redovima informacija, možete postaviti stvari tako da brzo dođete do podataka koji su vam potrebni.
Sa zaokretnom tablicom ne reorganizirate Excel list niti mijenjate podatke unutar njega. Umjesto toga, okrećete podatke na drugačiji način – otuda naziv "zaokret" – da biste ih pogledali iz drugog smjera. Podatke možete unijeti ručno ili pustiti da Excel obavi posao umjesto vas.
Stvaranje zaokretne tablice
Ako želite izraditi zaokretnu tablicu za svoj Excel list, najlakši je način da dopustite Microsoftu da vam je preporuči. Pod Umetni , kliknite padajuću strelicu pokraj Tablice i odaberite Preporuči zaokretne tablice . U tom trenutku Microsoft vam nudi nekoliko opcija za organiziranje vaših podataka.
Ako se osjećate avanturistički, možete izraditi vlastitu zaokretnu tablicu na temelju podataka koje ste unijeli. Pod Umetni , idite na padajuću strelicu pored Tablice i odaberite Zaokretna tablica . Možete odabrati umetanje zaokretne tablice u postojeći radni list ili pokretanje novog radnog lista s podacima. Nakon što odaberete Enter , moći ćete početi izrađivati svoje izvješće.
Stvaranje nadzorne ploče u programu Excel
Još jedna korisna značajka programa Excel je nadzorna ploča , koji može pratiti vaše podatke na jednom mjestu. Kako tvrtke teže donošenju odluka temeljenom na podacima, ova vrsta informacija kojima je lako pristupiti postaje neophodna. Najbolji način da osigurate uspjeh dok gradite kontrolnu ploču je da prvo isplanirate što se nadate da ćete time dobiti. Mjerne vrijednosti koje trebate prikupiti trebale bi biti navedene puno prije nego počnete graditi.
Kada ste spremni za početak, uvezite svoje podatke u Excel ako već nisu tamo. Zatim otvorite novu radnu knjigu i postavite jedan ili dva dodatna radna lista dodavanjem kartica na dno. Dodatni listovi mjesto su gdje skrivate svoje dodatne podatke. Zatim dodajte gantogram odabirom Umetni , Grafikoni i druga opcija. Da biste umetnuli podatke, desnom tipkom miša kliknite grafikon i odaberite Odaberi podatke .
Stvaranje rasporeda u programu Excel
Među mnogim poslovnim upotrebama Excela je i izrada rasporeda. Ako vodite tvrtku sa zaposlenicima na pola radnog vremena koji slijede tjedni raspored, Excel može biti koristan. Nakon kratkog vodiča za Excel, možete početi stvarati raspored za svoj tim.
Za izradu rasporeda otvorite Excel i unesite Rasporedi u Pretraži sve predloške okvir u gornjem desnom kutu. Odaberite predložak koji najbolje odgovara onome što pokušavate učiniti. U ovom slučaju, vjerojatno je ili Raspored smjena zaposlenika ili Tjedne smjene zaposlenika raspored. Kad ste tamo, možete upisati preko izmišljenih imena vlastitim imenima zaposlenika, dodati retke i izbrisati zaglavlja kako biste mogli promijeniti navedena vremena.
Stvaranje makronaredbe u Excelu
Makronaredbe su zgodan Microsoftov alat koji vam omogućuje uštedu dugotrajnih koraka određivanjem jednostavnih naredbi koje idu uz kompliciranije zadatke koje izvršavate svaki dan. Stvaranje i korištenje makronaredbi je iznenađujuće jednostavno, pogotovo nakon što to shvatite. Najprije ćete morati dodati Razvojnog programera odabirom Excel> Postavke> Vrpca i alatna traka . Provjerite Developer okvir na popisu s desne strane i spremite promjenu.
Za izradu makronaredbe odaberite Snimi makro na Programeru tab. Imenujte makronaredbu, unesite tipku prečaca koju želite usmjeriti na radnju i pritisnite OK . Odmah izvršite radnju koju želite snimiti, a zatim pritisnite Zaustavi snimanje u Razvojnom programu tab. Kad god želite izvršiti tu radnju, jednostavno pritisnite slijed ključnih riječi koji ste naveli kada ste snimili makro.
Napravite Excel tortni grafikon
Dugi popisi brojeva mogu biti dosadni. Bilo koju Excel proračunsku tablicu možete začiniti dodavanjem vizualnih elemenata. Tortni grafikon izvrstan je način za prikaz postotaka, pri čemu svaki dio torte predstavlja segment informacija koje prenosite.
Da biste izradili tortni grafikon, prvo morate imati podatke u proračunskoj tablici. Ako ste anketirali 100 ljudi, napravite popis odgovora u jednom stupcu i broj ljudi koji biraju svaki odgovor u stupcu neposredno do njega. Odaberite podatke koje želite uključiti u tortni grafikon i odaberite Umetni na traci izbornika i Pita . Zatim odaberite stil koji preferirate.
Napravite Excel trakasti grafikon
Stupčasti grafikon je bolji za prikazivanje kako se nešto promijenilo tijekom vremena ili za usporedbu različitih stavki jedna s drugom. Ako ste, na primjer, anketirali veliku grupu ljudi o temama koje ih najviše zanimaju, možete upotrijebiti trakasti grafikon da pokažete kako su muškarci i žene odgovorili za svako predmetno područje.
Nakon što unesete podatke u Excel list, odaberite podatke koje želite uključiti i odaberite Umetni> Grafikon> Bar iz trake izbornika. Podaci se automatski prikazuju kao trakasti grafikon. Možete promijeniti izgled novog trakastog grafikona na vrpci na vrhu zaslona, uključujući dodavanje elemenata grafikona, brzo prilagođavanje izgleda i promjenu boja koje se koriste za ilustraciju vaših podataka.
Stvorite poštanske oznake u programu Excel
Mnoge tvrtke smatraju da je Excel proračunska tablica praktičan alat za organiziranje i upravljanje velikim popisima za slanje e-pošte. Iako postoje složenije aplikacije za baze podataka za tvrtke koje imaju nezgrapne popise za slanje e-pošte, Excel može dobro funkcionirati za tvrtke koje još uvijek izgrađuju i razvijaju bazu podataka o klijentima. To također može biti brz i bezbolan način za izradu naljepnica za slanje pošte od malog popisa imena koje ste zgrabili na mreži ili iz odgovora na promociju.
Prije nego što možete izraditi oznake za slanje e-pošte, najprije morate sastaviti popis za slanje e-pošte na način da se lako može pretvoriti u adrese. Međutim, ako želite ispisivati naljepnice, morat ćete otići u Microsoft Word i odabrati vrstu slanja koju želite napraviti iz Pokreni cirkularno pismo padajući izbornik pod Pošiljke . Ako želite koristiti popis koji ste postavili u Excelu, kliknite strelicu padajućeg izbornika pored Odaberite primatelje i odaberite Upotrijebi postojeći popis . Zatim povežite svoj Excel dokument.
Kako ispisati proračunsku tablicu
Nijedan vodič za Excel ne bi bio potpun bez pregleda kako ispisati dokument koji ste izradili. Ispis u Excelu može biti malo zahtjevan, zahtijevajući nekoliko dodatnih koraka ako želite crte rešetke ili morate kontrolirati područje dokumenta koje želite ispisati. Budući da jedna radna knjiga može sadržavati više radnih listova, također morate biti sigurni da ispisujete samo listove koji su vam potrebni.
Prije ispisa odaberite radne listove koje želite ispisati. Ako želite ispisati više listova, držite Shift tipku dok klikate na kartice. Odaberite Datoteka> Ispis> Prikaži pojedinosti . Ovdje možete odabrati želite li ispisati aktivne listove ili cijelu radnu knjigu, kao i odabrati orijentaciju. Međutim, ako želite ispisati crte rešetke ili zaglavlja, morate to označiti prije nego što odaberete Datoteka> Ispis odabirom Opcije lista ispod Izgled stranice karticu i označite kućice za ispis tih stavki.