Kako ispisati omotnice koristeći Word iz podataka u Excelu
Umjesto da ručno ispisujete omotnicu za omotnicom u programu Word 2013, postavite predložak omotnice koji sadrži vašu povratnu adresu i učitajte Excel proračunsku tablicu koja sadrži adrese koje želite koristiti. Uz samo nekoliko koraka za uvoz podataka, Word stvara omotnicu za svakog primatelja na vašem popisu za slanje e-pošte.
1. korak
Pritisnite "Omotnice" na kartici Pošta u Wordu za početak novog projekta omotnice. Ispunite povratnu adresu ako je želite koristiti, ali ostavite adresu za dostavu praznu .
2. korak
Pritisnite "Opcije" i postavite veličinu omotnice na kartici Mogućnosti omotnice. Opcije također uključuju postavke fonta i postavke margina. Word automatski odabire smjer uvlačenja kuverti na temelju modela vašeg pisača, ali ako trebate promijeniti uvlačenje, otvorite karticu Mogućnosti ispisa.
3. korak
Kliknite "Dodaj u dokument" za izradu predloška omotnice. Ako ste unijeli novu povratnu adresu, odaberite želite li je postaviti kao zadanu za kasniju upotrebu.
4. korak
Postavite kursor u tekstni okvir adrese za dostavu u donjoj polovici omotnice. Ne možete vidjeti okvir dok ga ne kliknete, ali jedan klik bilo gdje u okviru ga ispravno aktivira. Pritisnite "Odaberi primatelje" na kartici Mailings i odaberite "Upotrijebi postojeći popis" za učitavanje vaše Excel datoteke i pokrenite spajanje pošte. Ako ste do sada slijedili upute, ne trebate kliknuti gumb "Pokreni spajanje pisama" u bilo kojem trenutku.
Korak 5
Odaberite koja proračunska tablica ili tablica u Excel radnoj knjizi sadrži vaše adrese ako datoteka ima više opcija. Odaberite hoće li gornji redak sadržavati zaglavlja, kao što su "Ime" i "Adresa", i pritisnite "OK."
Korak 6
Kliknite "Adresni blok" kako biste postavili kako će se adrese pojavljivati na kuvertama. Odaberite opcije oblikovanja na lijevoj strani prozora da prilagodite pregled. Ako pregledu nedostaju informacije iz vaše Excel datoteke, pritisnite "Upari polja" da biste dodijelili dijelove svake adrese određenim stupcima u proračunskoj tablici.
Word je vješt u tumačenju podataka o adresi u Excelu, čak i ako ih ne podijelite u stupce "Grad", "Država", "Poštanski broj" i druge. Između Wordovog automatskog otkrivanja i opcija Match Fields, obično nećete morati uređivati Excel datoteku da bi radila u Wordu.
7. korak
Pritisnite "Pregled rezultata" za pregled uzorka prve omotnice i koristite strelice ili gumbe "Pronađi primatelja" u Pregled rezultata odjeljak za provjeru ostalih omotnica. Ne morate pogledati svaki unos prije ispisa -- samo provjerite izgleda li opći format kako treba. Kliknite gumb "Završi i spoji" i odaberite "Ispis dokumenata" za ispis. Ako biste radije spremili izgled koverte, uključujući adrese, odaberite "Uredi pojedinačne dokumente."
Korak 8
Odaberite "Sve" za ispis omotnice za svaku adresu ili odredite raspon unosa redoslijedom vašeg Excel popisa. Odaberite "Trenutni zapis" za ispis jedne omotnice na ekranu.
Savjet
Ako ne želite koristiti svaku adresu u svojim Excel podacima, pritisnite "Uredi popis primatelja" nakon učitavanja Excel datoteke. Poništite odabir pojedinačnih adresa da biste ih isključili ili odaberite "Filtriraj" da biste koristili adrese koje odgovaraju određenoj značajki, kao što su sve adrese s "NY" u stupcu "Država".
Ne trebate koristiti nikakav određeni predložak u programu Excel za Word za uvoz adresa, ali ako izrađujete popis za slanje e-pošte ispočetka, uštedite vrijeme počevši od predloška popisa adresa. U programu Excel 2013 kliknite "Datoteka", "Novo" i potražite "adresu" da biste pronašli nekoliko opcija.
Upozorenje
Ako nikada prije niste ispisivali omotnice, isprobajte ispis samo s vašom povratnom adresom -- koristeći "Datoteka" i "Ispis" -- prije nego što učitate Excel podatke. Ako izlazi u krivom smjeru, promijenite smjer uvlačenja u opcijama ispisa omotnice.