Savjeti za pisanje izravne i neizravne poslovne e-pošte
Poslovne poruke obično slijede izravni ili neizravni obrazac. To je način organiziranja informacija koje se prenose u poruci, ovisno o tome je li glavna ideja dobra, loša ili neutralna vijest. Odaberite najučinkovitiji obrazac za svoju poslovnu e-poštu ovisno o tome kako mislite da će vaš čitatelj reagirati na glavnu ideju.
Korištenje izravne e-pošte za prelazak na stvar
U izravnim e-porukama glavna poanta ide na početku, nakon čega slijede pojedinosti, objašnjenja ili dokazi koji to podupiru. E-pošta organizirana na ovaj način štedi vrijeme čitatelju jer odmah dolazi do svrhe poruke. Također pomaže čitatelju staviti detalje koji slijede u kontekst i perspektivu. To sprječava čitatelja da se frustrira prolaženjem kroz odlomke informacija kako bi pronašao glavnu poantu. Izravni obrazac najbolje funkcionira ako će vaš čitatelj biti prijemčiv za glavnu poantu, a ne protiviti se.
Slanje pozitivnih i neutralnih poruka
Ako će vaš čitatelj biti zadovoljan, blago zainteresiran ili neutralan (neće imati osjećaje o tome na bilo koji način), upotrijebite izravni obrazac. Razmotrite e-poruku od klijenta nakon ponude za ispunjenje ugovora. Ako dobijete ugovor, pismo počinje s nečim poput "Vaša ponuda je pregledana i sa zadovoljstvom možemo ponuditi ugovor vašoj tvrtki." Kada je glavna točka dobra ili neutralna vijest, priopćite je odmah i nastavite s detaljima. Većina e-poruka koristit će ovaj pristup, uključujući one koje se bave rutinskim zadacima, narudžbama i potvrdama.
Korištenje neizravne e-pošte za izražavanje mišljenja
U neizravnoj e-pošti glavna točka ide kasnije u poruci, nakon detalja, objašnjenja ili dokaza. Korištenje neizravnog obrasca u e-poruci pokazuje da poštujete osjećaje čitatelja, koji mogu biti povrijeđeni glavnom poentom. Nadograđujući ga, omogućujete svom čitatelju da bude spremniji da ga primi. To je također pokušaj poticanja čitatelja da vas čuje --- ako izrazite glavnu ideju koja će uznemiriti čitatelja odmah na početku poruke, on ili ona mogu prestati čitati. Općenito, cilj je svesti na najmanju moguću mjeru svaku negativnu reakciju koju bi vaš čitatelj mogao imati.
Slanje negativnih ili osjetljivih poruka
Ako će vaš čitatelj biti nezainteresiran, nezadovoljan ili neprijateljski raspoložen, upotrijebite neizravni obrazac. Ponovno razmotrite e-poštu od klijenta. Ako niste pobijedili, pismo počinje drugačije:"Hvala što ste predali ponudu za rad na našem ugovoru. Pažljivo smo pregledali svaku ponudu, itd." Glavna poanta, za koju već mislite da je znate, ali svejedno nastavite čitati, dolazi mnogo kasnije. Upotrijebite neizravnu e-poštu kada je glavna poanta loša vijest, kao što je odbijanje zahtjeva ili odbijanje zahtjeva. Ovaj pristup također dobro funkcionira kada pokušavate nešto prodati ili dijelite osjetljive informacije.