Dijelovi poslovne e-pošte
E-pošta je postala bitan oblik poslovne komunikacije. Iako je osobna e-pošta neformalna, slanje e-pošte za posao zahtijeva profesionalizam i uljudnost. Osnovni dijelovi papirnatog poslovnog pisma vrijede i za Internet korespondenciju.
Predmet
Neka predmet bude kratak i točan. Izbjegavajte korištenje oznaka koje bi mogle pokrenuti primateljev filtar neželjene pošte, kao što je "Re", tradicionalna skraćenica uredskog dopisa za "U vezi" ili "Fwd", što znači proslijeđena poruka e-pošte. Uvijek ispunite predmet; ako ga ostavite praznim, vaša bi poruka također mogla biti izbačena u mapu neželjene pošte.
Pozdrav
Koristite profesionalni pozdrav za poslovne poruke e-pošte. "Dear Mr. Foster" stvara mnogo bolji dojam od "Hej, Bob" i odražava vašu sliku poslovne osobe. Ostavite prazan redak nakon pozdrava, a zatim započnite tijelo e-poruke. Ovaj uzorak olakšava čitanje cijele poruke primatelju.
Tijelo
Slijedite standardne smjernice poslovnog pisma za tijelo svoje e-pošte. Koristite ljubazan jezik da uputite zahtjev ili objasnite nešto. Ako niste sigurni da će vas se primatelj sjetiti ili ako prvi put uspostavljate kontakt, predstavite se u prvom retku. "Hvala vam što ste prošlog četvrtka razgovarali sa mnom u vezi s ugovorom s Johnsonom" probudit će pamćenje primatelja prije nego što uđete u pojedinosti posla o kojem se radi.
Potpis
Dodajte prazan redak nakon tijela e-poruke, ponovno kako bi poruka bila lakša za oči, a zatim završite poruku pristojnom odjavom, poput "S poštovanjem", "S poštovanjem" ili čak "Hvala". Nakon svog imena dodajte svoju e-mail adresu, broj telefona. vaš naslov s tvrtkom, pa čak i adresu ureda ako želite. Ovo nudi primatelju sve vaše podatke za kontakt na jednom mjestu.
Pročitajte dvaput, pošaljite jednom
Prije nego što pritisnete "Pošalji", ponovno pročitajte e-poštu da potražite probleme:je li adresa e-pošte primatelja ispravna u polju "Prima", postoji li odgovarajući red u polju "Predmet" i je li poruka bez pravopisnih, kontekstnih ili gramatičkih pogrešaka . Još jednom provjerite svoj potpis i podatke za kontakt.
Ostanite profesionalni
Koristite samo crni tekst na bijeloj pozadini. Odaberite poslovni font, poput Times New Roman ili Courier. Nemojte koristiti obojene, zaobljene fontove, pozadine s puno grafike, emotikone ili internetski sleng, poput "LOL" (Glasno se smijte). Izbjegavajte pisanje poruke isključivo velikim slovima, što se u obliku teksta smatra vikom. Ako poslovnu e-poštu šaljete velikom broju primatelja, koristite opciju Blind Carbon Copy (BCC). Na taj je način adresa e-pošte svakog čitatelja zaštićena i manja je vjerojatnost da će završiti na nečijoj listi neželjene pošte.