Kako održavati elektroničke i tiskane sustave arhiviranja
Sustav arhiviranja je metoda organiziranja papirologije i dokumenata za pohranu. Čuva se ormar ili kutija u kojoj se nalaze tiskane verzije dokumenata, dok elektronički sustav čuva podatke na računalu. Ovi podaci mogu biti e-poruke ili skenirana dokumentacija. Nakon što je sustav postavljen, važno je da se održava, tako da ostane u redu s redovitim ažuriranjem informacija. Za održavanje sustava morat ćete izraditi proceduru za korištenje oba sustava.
Podnošenje tiskane kopije
1. korak
Označite svaku mapu, datoteku i ladicu ili kutiju. Naslov treba sadržavati predmet dokumentacije, plus datum početka papirologije. Na primjer, "Primici lipanj 2010. - danas" ili "Mapa ljudskih resursa veljača 2008."
2. korak
Stvorite nove mape, datoteke i ladice ili kutije kada imate novu kategoriju papirologije za spremanje ili kada su starije mape, datoteke i ladice pune. Upotrijebite kodiranje u boji kako biste razlikovali godine ili mjesece.
3. korak
Dodajte nove dokumente u najrelevantniju mapu ili ladicu. Nasumično stavljanje dokumenata u mape uništit će sustav arhiviranja jer će se informacije tražiti na pogrešnom mjestu. Ako sustav poreda dokumente abecednim redom, nastavite koristiti ovaj postupak umjesto prebacivanja na drugi format.
4. korak
Svake godine uklonite stare, nepotrebne dokumente. Kako nastavljate dodavati u datoteke, neke će informacije postati nevažne i zastarjele. Uništite ga i oslobodite dodatni prostor za pohranu.
Elektronička arhiva
1. korak
Stvorite mape ili direktorije na svom računalu. Konsolidirajte podatke redovito kako ne bi postali neorganizirani. Imati nekoliko mrežnih pogona ili više mapa koje sadrže slične informacije nije učinkovit način organiziranja podataka.
2. korak
Redovito sigurnosno kopirajte podatke. Za to upotrijebite DVD-ove, USB pogon, vanjski tvrdi disk ili vanjsku tvrtku. Ovo štiti podatke od gubitka.
3. korak
Osigurajte podatke zaključavanjem svake datoteke, odobravanjem pristupa delegiranim korisnicima ili dodavanjem lozinke prilikom otvaranja datoteke. Time se sprječava zlouporaba podataka, prijevara ili neovlašteni pristup. Osim toga, možete biti sigurni da ga koriste samo ljudi koji znaju kako sustav funkcionira.
4. korak
Napišite proceduru korištenja sustava elektroničke arhive. Uključite upute korak po korak o tome kako pronaći, referencirati, kategorizirati i arhivirati podatke, tako da svaki korisnik upravlja sustavom na isti način. Održavajte ga ažuriranim ako poboljšate sustav kako biste spriječili zabunu među korisnicima.
Korak 5
Pregledajte sustav arhiviranja svake dvije godine. Provjerite funkcionira li dobro -- to se može definirati koliko je arhiviranje učinkovito, koliko je lako pronaći podatke i koliko je organizirano. Također, izbrišite neželjene datoteke i smanjite elektronički nered.
Savjet
Organizirajte dan grupne obuke kako biste objasnili kako funkcionira svaki sustav arhiviranja kako biste njime mogli svakodnevno upravljati i održavati ga.
Zatražite povratne informacije o tome kako razviti sustav arhiviranja tako da bude lakši za korištenje ili bolje organiziran.