Upotreba e-pošte u poslovanju

E-pošta je jedan od najprisutnijih alata poslovne komunikacije posljednjih godina. Upotreba e-pošte u poslovanju uključuje komunikaciju sa suradnicima i klijentima, zakazivanje sastanaka, slanje automatskih obavijesti i dijeljenje biltena sa starim i novim klijentima. Jedna od prednosti e-pošte u poslovnoj komunikaciji jest ta da je toliko sveprisutna da svatko pretpostavlja da svatko tko ima pristup internetu može slati i primati e-poštu. E-poštu su posljednjih godina također koristili neki prevaranti i hakeri, stoga je važno biti na oprezu zbog lažnih poruka.

Upotreba e-pošte u uredima

Glavna uloga e-pošte u poslovnoj komunikaciji je povezivanje ljudi unutar iste tvrtke ili organizacije. E-pošta se vrlo često koristi za postavljanje pitanja suradnicima a da ih ne morate ometati telefonskim pozivom ili tapšanjem po ramenu. Koriste se za slanje najava i zapisnika sastanaka, za distribuciju važnih obrazaca i za provođenje anketa na radnom mjestu.

Mnogi uredi imaju različite interne liste slanja e-pošte na koje ljudi mogu slati poruke kako bi ih doveli do određene jedinice tvrtke, bilo da je riječ o svima koji rade u ljudskim resursima koji bi možda trebali vidjeti ažuriranu politiku godišnjeg odmora ili o svima koji rade na određenom katu i koji bi trebali znati da je kolegici rođendan. E-pošta se također često koristi s integriranim alatima kalendara od pružatelja usluga kao što su Microsoft i Google za zakazivanje sastanaka i drugih događaja.

Privitke e-poštom obično se koriste kao način dijeljenja datoteka, od Microsoft Word dokumenata do uzoraka reklamnih materijala kao što su logotipi ili džinglovi.

Ljudi sve više provjeravaju e-poštu tvrtke na osobnim uređajima poput pametnih telefona , što im omogućuje da ostanu u kontaktu sa suradnicima izvan ureda. To može biti i pozitivno i negativno:ljudi mogu lakše raditi od kuće ili se brzo prijaviti tijekom jutarnjeg putovanja na posao, ali također mogu imati manje slobodnih sati kada nisu u uredu.

Pravila e-pošte na radnom mjestu

Zbog vitalne uloge e-pošte u poslovnoj komunikaciji nije iznenađujuće da su se razvila formalna i neformalna pravila ponašanja oko e-pošte.

Ljudi općenito pokušavaju adresirati e-poštu s određenim stupnjem profesionalnosti , pazeći da imate jasan i sažet predmet koji olakšava uočavanje e-poruka u pristigloj pošti i obraćanje barem neke pozornosti na gramatiku, pravopis i velika i mala slova . Većina ljudi pokušava izbjeći davanje bilo kakvih nepristojnih komentara u e-pošti tvrtke, uključujući šale upitnog ukusa, spominjanje politike i vjere ili bilo kakve napade na njihove poslodavce.

Neki ljudi također pokušavaju izgledati veseli u e-mailovima tvrtke, jer je teško odrediti ton gledajući samo napisanu poruku. To se može učiniti upotrebom uskličnika ili emojija, iako pretjerivanje može izgledati neprofesionalno. Općenito, trebali biste slijediti vodstvo drugih u svojoj organizaciji kada je riječ o tome kako sastaviti e-poštu za suradnike ili klijente.

Mnoge organizacije imaju vlastita pravila o e-pošti, kao što je zahtjev da se svakoj odlaznoj e-pošti doda određeni format potpisa. Neka radna mjesta imaju pravila o tome kada se, ako uopće, e-pošta tvrtke može koristiti za osobne potrebe. Mnogi također imaju pravila o tome kada e-poštu treba zadržati ili izbrisati radi sigurnosti.

Automatizirane poruke e-pošte

Primanje automatskih poruka e-pošte od organizacija s kojima poslujete postalo je uobičajeno. Mrežna prodajna mjesta šalju obavijesti o rasprodajama, potvrde kupnje i ažuriranja o rasporedu dostave. Novine i druge medijske organizacije šalju automatizirane e-poruke s naslovima i ažuriranim pričama .

Postoji niz tvrtki koje mogu slati automatizirane e-poruke za tvrtke, uključujući marketinške e-poruke i one koje pokreće kupnja, koje se ponekad nazivaju transakcijske e-pošte . Određeni zakoni reguliraju kada tvrtke mogu pohranjivati ​​adrese e-pošte ljudi, kada su dužne omogućiti ljudima da odustanu od primanja e-pošte i kada mogu slati marketinške poruke. Provjerite jeste li u skladu s pravilima u vašoj nadležnosti i, potencijalno, na mjestima gdje ljudi kojima šaljete e-poštu rade ili žive.

Neki komercijalni pružatelji usluga e-pošte mogu vam pomoći u upravljanju isključivanjem, popisima pretplata i drugim informacijama. Kupujte kako biste pronašli onaj koji zadovoljava vaše potrebe po cijeni koja vam se sviđa.

Svijet biltena e-pošte

E-poštom biltene postali su sve popularniji posljednjih godina. Neke ih tvrtke koriste kako bi došle do kupaca i obavijestile ih o rasprodajama, novim proizvodima ili postojećim uslugama. Na primjer, tvrtka za čišćenje bazena može poslati bilten koji podsjeća ljude na svoje usluge kako se približava ljeto ili podcast studio može slati biltene e-poštom s najavom nove serije ili nove sezone postojeće emisije.

U drugim slučajevima, sam bilten je proizvod . Neke medijske organizacije i druge skupine imale su uspjeha s plaćenim biltenima koji sadrže informacije koje nisu dostupne nigdje drugdje. Neki od njih stvoreni su pomoću specijaliziranih platformi ili putem alata za grupno financiranje kao što je Patreon.

Kao i kod ostalih komercijalnih e-poruka, ako šaljete bilten e-poštom, trebali biste se pobrinuti da imate izričit pristanak osoba kojima šaljete poruke i da oni imaju jednostavan način za otkazivanje pretplate . Možete pozvati ljude da se prijave za bilten kada posjete vašu stranicu ili kada dovrše transakciju, na primjer. Naravno, ako nudite plaćeni newsletter, morat ćete se pobrinuti da ljudi imaju jednostavan način da otkažu svoje pretplate i prestanu im se naplaćivati.

Rizici prijevare putem e-pošte

Prijevara putem e-pošte, često poznata kao phishing , postao je raširen posljednjih godina. Prevaranti šalju e-poštu ljudima koji se lažno predstavljaju kao pouzdane institucije ili čak pojedinačnih suradnika, nastojeći prevariti primatelje da pošalju novac ili daju vrijedne informacije kao što su korisnička imena i lozinke. U nekim slučajevima te se e-poruke masovno šalju ogromnom broju primatelja, ali u drugim su slučajevima posebno ciljane na određene primatelje.

Zlonamjerni softver se također ponekad distribuira putem e-pošte, obično putem privitaka ili poveznica na sumnjiva mjesta uključena u poruke e-pošte. U nekim slučajevima, ako se sumnjiva datoteka otvori, zarazit će primateljevo računalo i upotrijebiti njegov ili njezin softver za e-poštu za slanje više svojih kopija kontaktima izvornog primatelja.

Kako biste izbjegli da postanete žrtva prijevare putem e-pošte, pomno pogledajte adrese s kojih poruke dolaze i pobrinite se da se stvarno poklapaju s ljudima ili institucijama za koje tvrde da potječu. Provjerite vode li veze u e-pošti na web-mjesta za koja tvrde da povezuju. Ako primite neočekivanu e-poštu s privitkom, provjerite je li doista od osobe za koju se tvrdi da dolazi, čak i ako morate nazvati tu osobu ili joj poslati poruku kako biste potvrdili identitet.

Mnoge tvrtke imaju antivirusni softver za skeniranje dolazne i odlazne e-pošte u potrazi za zlonamjernim softverom, ali ipak je dobro biti oprezan kako biste izbjegli prijevare.

Alternative e-pošti

U nekim uredima e-pošta se sve više zamjenjuje softverom za izravnu razmjenu poruka , kao što su Microsoft Teams ili Slack. Tvrtke također koriste alate za razmjenu poruka i softver za društveno umrežavanje kako bi razgovarale s kupcima, često putem automatiziranih okvira za razgovor ili poveznica postavljenih na web stranice tvrtke.

Ove platforme u stvarnom vremenu često mogu biti brže i praktičnije od korištenja e-pošte. Mnogi također olakšavaju dijeljenje datoteka ili čak postavljanje glasovnih i video konferencijskih sesija, nešto što se ne može učiniti izravno putem e-pošte.

Ipak, malo je vjerojatno da će te platforme uskoro u potpunosti zamijeniti e-poštu.