Kako mogu oblikovati datume i brojeve u Microsoft Word cirkularnom pismu?
Brojevi i datumi mogu biti problematični u Microsoft Word cirkularnom pismu, osobito kada je izvor podataka Excel radna knjiga. Neki se problemi lakše rješavaju od drugih. Brojevi bez decimalnih vrijednosti, kao što je peteroznamenkasti poštanski broj ili cijeli broj, mogu se pretvoriti u tekstualne vrijednosti u Excelu. Međutim, kako biste izbjegli probleme s datumima i brojevima u decimalama, trebate umetnuti kodove za oblikovanje u ova polja za spajanje kako biste ispravno formatirali ove vrijednosti u proizvedenim dokumentima.
Savjet
Druge vrste dokumenata koje se mogu koristiti kao izvori podataka za Word cirkularno pismo su:
- Jednoslojna datoteka baze podataka
- Tablica iz HTML datoteke
- Microsoft Outlook adresar
- Još jedan Microsoft Word dokument s tablicom s jednim podacima
- Tekstualna datoteka s podatkovnim poljima odvojenim zarezima
Ove vrste dokumenata izvoze vrijednosti kao tekst.
Spajanje cijelih brojeva
Formatiranje cijelih brojeva najbolje je izvesti prije uvoza izvornih podataka u Word. Ovaj odjeljak govori o korištenju programa Excel.
Korak 1:Otvorite izvor podataka
Otvorite radnu knjigu izvora podataka programa Excel i, ako postoji više listova, kliknite karticu radnog lista koji sadrži izvorne podatke za cirkularno pismo.
Korak 2:Formatirajte cijele brojeve kao tekst
Odaberite stupac koji sadrži cjelobrojne vrijednosti. Desnom tipkom miša kliknite odabrane ćelije i odaberite Formatiraj ćelije iz skočnog izbornika za prikaz Oblikuj ćelije dijaloški okvir. Kliknite na Tekstu odabir u Kategoriji popis. Kliknite U redu za primjenu promjene formata. Podaci u odabranim ćelijama sada su u tekstualnom formatu.
Spajanje brojeva s decimalnim vrijednostima
Za decimale možete jednostavno oblikovati broj izravno u Wordu.
1. korak:Prikažite spojena polja
Za oblikovanje broja decimalnih mjesta u numeričkom polju, kao što su valuta, postoci ili bilo koji broj s decimalnim vrijednostima, dodajte kodove za oblikovanje u polje za spajanje. Otvorite dokument cirkularnog pisma (pismo, e-poštu, itd.) da biste prikazali njegova polja za spajanje, koja se pojavljuju kao <
Korak 2:Prebacivanje kodova polja
Polje za spajanje <> spaja iznos valute iz izvora podataka. Desnom tipkom miša kliknite <> spojite polje i odaberite Prebacivanje kodova polja iz svog skočnog izbornika za prikaz njegovog oblikovanja, ako postoji.
Korak 3:Umetnite kodove za oblikovanje
Polje za spajanje <> sada bi trebalo prikazivati { MERGEFIELD "Iznos" }. Za ovo polje nije uključeno oblikovanje. Za prikaz spojenih podataka kao polja valute, enter "# $,#.00" iza naziva polja u polju za spajanje. Polje za spajanje sada bi trebalo sadržavati {MERGEFIELD "Iznos" # $,#.00}, gdje:
- # - Označava da slijedi formatiranje.
- $ - Određuje znak koji će biti prikazan na početku polja.
- , (zarez) - Označava da se zarezi moraju umetnuti, ako je primjenjivo, u brojčanu vrijednost.
- # (znak broja) - Označava broj fiksnih znamenki za prikaz.
- .00 - Označava da se mora prikazati decimalna vrijednost od dva mjesta (u ovom slučaju). Broj bez decimala prikazuje se s nulama iza decimale.
Postoci spajanja
Kao i svaki broj izračunat formulom u Excelu, neobrađene vrijednosti možda neće biti ograničene na samo dva fiksna decimalna mjesta, bez obzira na to što se prikazuje u ćeliji. Kao što je prikazano u prethodnom koraku, duljina broja, posebno bilo koje decimale, može se postaviti na fiksni broj pozicija.
Radnje u kodovima za oblikovanje
U nekim slučajevima potrebno je spojiti podatkovno polje prije nego što se na njemu može djelovati. Polje "Pct" u primjeru primjer je toga. Da bi se ovi podaci pojavili u spojenom dokumentu kao postotak od dvije decimale s najmanje jednom značajnom znamenkom i znakom postotka, potrebne su dvije radnje.
1. korak:Dohvatite podatke
Zamijenite postojeću naredbu MERGEFIELD najunutarnjijom radnjom nove naredbe MERGEFIELD "Pct" . Ova klauzula izjave dohvaća podatke iz izvora podataka i čini ih dostupnima ostatku koda za oblikovanje. Nakon unosa unutarnje klauzule upotrijebite CTRL-F9 tipke za stavljanje izjave u zagrade.
Korak 2:Formatirajte podatke
Unesite znak jednakosti ("= ") prije izjave unesene u 1. koraku. Ovo govori funkciji spajanja da izjava uključuje operator. Zatim unesite ostatak koda za oblikovanje, *100 # "#0.00%", odmah iza krajnje desne zagrade unutarnjeg iskaza. Ova klauzula množi vrijednost spajanja sa 100 (za pomicanje decimalnog mjesta), formatira vrijednost kao postotak od dvije decimale i prikazuje znak postotka. U ovom trenutku, polje spajanja bi trebalo biti ={ MERGEFIELD "Pct"}*100 # "#0.00%" . Koristite CTRL-F9 da stavite cijelu izjavu u zagrade i aktivirate je.
Datumi spajanja
Za spajanje datuma iz Excela u formatu m/d/y, na primjer 15.6.2015., nije vam potrebno posebno oblikovanje. Ovaj format datuma spaja se kako je sasvim u redu. Međutim, ako želite prikazati datum u bilo kojem drugom formatu, kao što je 15. lipnja 2015., potrebni su neki kodovi za oblikovanje.
Da biste spojili polje datuma i prikazali ga kao dan, mjesec, godinu, kod za oblikovanje je "@ "MMMM d, yyyy", gdje "@" označava format datuma, a " MMMM d yyyy" označava mjesec u tekstu, dan bez početne nule i godine kao četveroznamenkasti broj
Savjet
Prilikom oblikovanja datuma u cirkularnom pismu, rezervirana mjesta i kodovi formata za mjesec koriste veliko slovo "M." Mala slova "m" koriste se za predstavljanje minuta.