Vodič za dobivanje ugovora o održavanju HVAC za početnike
Tko ja? Pronađite pružatelja usluga HVAC-a?
Ako radite za manju operaciju, velike su šanse da nosite mnogo različitih šešira. Čak i ako ste angažirani da radite određeni posao, povremeno se od vas vjerojatno traži da preuzmete odgovornost koja je izvan vaše zone udobnosti. Kada ne znate ništa o dotičnom zadatku ili čak ni odakle započeti, to može biti u najmanju ruku porazno.
Ako su vas zamolili da dobijete ponudu za ugovor o uslugama grijanja, ventilacije i klimatizacije, a ne biste razlikovali kondenzatorsku zavojnicu od HEPA filtra, pročitajte neke informacije o tome kako započeti i što možete očekivati od najboljih pružatelja usluga.
Koga nazvati za ponudu?
Ovo se može činiti kao najteži dio. Nije li početak uvijek najteži dio? Ali zapravo je prilično jednostavno. Razmislite o sljedećem i znat ćete koga nazvati:
Koje kamione stalno viđate u svom susjedstvu?
Davatelj koji je prisutan u vašem području može brže doći do vas. Poznaju logistiku tog područja. I vjerojatno su dovoljno veliki da ponude konkurentne cijene. Ako se ne možete sjetiti imena, pokušajte na internetu pretražiti HVAC servis u NYC. Kada vidite popis tvrtki koje se pojavljuju, vjerojatno ćete prepoznati imena na kamionima koje vidite svaki dan.
Koga preporučuju vaši susjedi ili kolege u New Yorku?
Dobivanje preporuka, posebno od tvrtke sa sličnim objektima kao što je vaša, može vam dati određenu razinu povjerenja da dobavljač ima reputaciju pružatelja izvrsne usluge.
Prije nego što počnete zvati dobavljače, prikupite neke osnovne podatke o svojoj opremi i svojim potrebama, tako da ćete moći odgovoriti na njihova pitanja:
- Koliko komada HVAC opreme imate?
- Koja im je približna dob?
- Postoje li poznati problemi ili imate problema s hlađenjem i/ili grijanjem?
- Kakav ugovor tražite? Želite li uključiti dijelove i/ili rad?
U redu je ako nemate sve odgovore, posebno za posljednje pitanje. Predstavnici dobavljača trebali bi vas educirati tijekom cijelog procesa kako biste točno razumjeli što ugovor nudi.
Anketa
Nakon što ste identificirali nekoliko potencijalnih kupaca, nazovite svakog dobavljača i dogovorite sastanak da dođu i pregledaju vašu opremu. Odgovorite na njihova pitanja najbolje što možete i primijetite kako razgovaraju s vama. Govore li tehničkim žargonom ili objašnjavaju stvari na način koji možete razumjeti?
Kada nazovete Aristu, šaljemo savjetnika za ugovor o uslugama, koji je vješt tehničar obučen da prikupi sve podatke o vašoj opremi i njezinoj povijesti. On će napraviti detaljan popis svakog dijela opreme na vašem mjestu, uključujući marku, model i serijske brojeve. Vaš servisni savjetnik također će zabilježiti stanje opreme, ukazujući na evidentna oštećenja ili postojeće probleme. U nekim ćete slučajevima htjeti unaprijed riješiti određene probleme ili isključiti neke stavke iz sporazuma. S ovim informacijama možemo sastaviti prilagođeni plan temeljen na jedinstvenim potrebama vaše organizacije.
Prijedlog
U roku od tjedan dana trebali biste imati potpuni prijedlog od svakog dobavljača. Obavezno obavijestite svakog dobavljača kako želite primiti svoju ponudu:želite li tiskanu kopiju ili e-poštu? Također, mnogi prodavači rado dolaze i sastaju se s vama kako bi razgovarali o detaljima i odgovorili na sva pitanja.
Često će jezik i format ugovora dati važan prvi trag je li dobavljač pravi za vas. Izlažu li stvari što jasnije i jednostavnije ili se skrivaju iza kompliciranog jezika koji je teško protumačiti? Jesu li ugovori profesionalno napisani i predstavljeni ili se čine nemarni i nepotpuni?
Ako niste uključeni u ugovor, pitajte svakog dobavljača o tome kako vam mogu pomoći da započnete, pa čak i prijeđete s prethodnog dobavljača, nakon što potpišete ugovor. Na primjer, Arista šalje pismo dobrodošlice koje vam daje informacije o tome kome se možete obratiti za sve svoje potrebe kao novog kupca.
Usporedba ponuda svakog dobavljača može biti najteži dio procesa. Neki mogu ponuditi različite vrste ugovora koji pokrivaju različite stvari, pa pokušavate usporediti jabuke s narančama. Neke tvrtke mogu ponuditi višegodišnji ugovor, što je dobro za vas jer možete zaključati cijenu na dulje vremensko razdoblje, ali opet otežava usporedbu ponuda.
Ako trebate pomoć u razumijevanju detalja uvjeta ugovora o uslugama i odlučivanju što je najbolje za vašu tvrtku, zgrabite besplatnu kopiju našeg korisnog vodiča za ugovore o preventivnom održavanju HVAC-a:Kako pronaći pravog za svoju infrastrukturu.
