Kako uvesti Wordov dokument u Access tablicu

Podaci vam mogu doći u mnogo različitih formata iz mnogo različitih izvora. Bilo da se radi o popisu kontakata, tablici evidencije računa ili indeksu inventara, ponekad trebate podatke iz programa Microsoft Word prenijeti u bazu podataka programa Microsoft Access. Uvozi su najučinkovitiji način premještanja podataka iz Word dokumenta u Access tablicu ili bazu podataka. Ove se upute odnose na Microsoft Word 2010 i Microsoft Access 2010.

1. korak

Pripremite podatke u svom Word dokumentu za uvoz. Strukturirajte podatke u format razgraničenja ili format fiksne širine. Razdvojeni formati odvajaju polja jednim znakom, kao što je zarez ili točka-zarez. Formati fiksne širine raspoređuju podatke tako da širina svakog polja ostaje konstantna kako bi se označilo kada jedno polje završava i počinje sljedeće. Oba formata zahtijevaju da svaki zapis bude u zasebnom retku. Ovi formati govore Accessu gdje treba smjestiti podatke nakon uvoza.

2. korak

Spremite dokument programa Word kao datoteku običnog teksta. Access može čitati samo podatke koji su u običnom tekstu, CSV ili Excel formatu. Nakon što je spremljena, zatvorite datoteku.

3. korak

Pokrenite Microsoft Access i otvorite novu bazu podataka ili postojeću bazu podataka u koju ćete pohraniti uvezene podatke. Odaberite novu tablicu ili postojeću tablicu u koju želite pohraniti podatke. Ako odaberete postojeću tablicu, Access će dodati podatke u postojeću tablicu u postojećem formatu. Uvezeni podaci moraju odgovarati formatu i strukturi postojeće tablice.

4. korak

Idite na karticu "Vanjski podaci", pronađite grupu "Uvoz" i kliknite ikonu "Tekstualna datoteka". Ovo otvara dijaloški okvir "Dohvaćanje vanjskih podataka - tekstualna datoteka".

Korak 5

Potražite ili upišite naziv tekstualne datoteke koju ste prethodno pripremili u okvir "Naziv datoteke". Navedite gdje želite da se podaci pohranjuju. Za novu tablicu kliknite "Uvezi izvorne podatke u novu tablicu u trenutnoj bazi podataka." Za postojeću tablicu kliknite "Dodaj kopiju zapisa u tablicu" i odaberite odgovarajuću tablicu s padajućeg popisa.

Korak 6

Kliknite "U redu" za nastavak i otvorite "Čarobnjak za uvoz teksta". Access će skenirati podatke i preporučiti strukturu datoteke. Potvrdite ili odaberite opciju koja odgovara formatu vaše datoteke:"Razgraničeno" ili "Fiksna širina". Kliknite "Dalje."

7. korak

Ako koristite razgraničeni format, odaberite znak koji se koristi za razgraničenje polja. Ako datoteka sadrži kvalifikator teksta, odaberite kvalifikator koji ste koristili u okviru "Kvalifikator teksta". Ako prvi redak vašeg Word dokumenta sadrži nazive polja, označite "Prvi redak sadrži nazive polja." Ako koristite format fiksne širine, pregledajte prikazane podatke i strukturu i prilagodite položaj stupca ako je potrebno. Kliknite "Dalje."

Korak 8

Prije nastavka još jednom pregledajte podatke i strukturu. Ako trebate navesti dodatne informacije o nekom od polja, kliknite na zaglavlje polja i unesite odgovarajuće podatke za "Naziv polja" i "Vrstu podataka". Da biste stvorili indeks na odabranom polju, postavite "Indeksirano" na "Da". Da biste isključili odabrano polje iz uvoza, označite "Ne uvozi polje (Preskoči)." Kliknite "Dalje."

Korak 9

Uspostavite primarni ključ ako uvozite u novu tablicu. Možete odabrati "Neka Access doda primarni ključ", koji automatski popunjava niz ID-ova, odabrati vlastiti primarni ključ iz jednog od izvornih polja ili odabrati "Bez primarnog ključa". Kliknite "Dalje."

Korak 10

Za novu tablicu potvrdite ili izmijenite naziv nove tablice u okviru "Uvezi u tablicu". Kliknite "Završi" za uvoz podataka. Otvorit će se dijaloški okvir za označavanje statusa uvoza.