Kako stvoriti zapise o obuci u Accessu

Microsoft Access je softver za baze podataka koji se isporučuje s paketom Microsoft Office. Poslodavci obično koriste Access za vođenje evidencije o zapošljavanju jer nudi sučelje za upravljanje bazom podataka "pokaži i klikni". Da biste pratili evidenciju o obuci s Accessom, izradite tablicu za evidenciju zaposlenika i zasebnu tablicu za šifre obuke. Povežite se s bazom podataka i ažurirajte zapise o obuci s Access obrascima kad god zaposlenik završi novi modul obuke. Redovito izrađujte sigurnosne kopije evidencije zaposlenika kako biste osigurali da se podaci ne izgube.

1. korak

Pokrenite Microsoft Access. Pritisnite "Start", "Svi programi", "Microsoft Office Suite", "Pristup."

2. korak

Stvorite bazu podataka zapisa o obuci. Pritisnite ikonu "Novo" na alatnoj traci. Kliknite "Prazna baza podataka". Pregledajte bilo koju lokaciju i dodijelite naziv bazi podataka, zatim kliknite "Stvori."

3. korak

Napravite tablicu zaposlenika. Kliknite "Objekt", "Tablica", "Novo". Dvaput kliknite "Čarobnjak za tablice". Slijedite upute u čarobnjaku za tablice za izradu tablice s nazivom "zaposlenik". Dodijelite tablici sljedeća polja:

"employee_key, Employee_name, training_keys" gdje je Employee_key cijeli broj, Employee_name je 40 znakova, a training_keys su tekst.

Ključevi za obuku bit će niz cijelih brojeva, ali označavanje tekstom će pružiti gotovo neograničen prostor za više ključeva za obuku. Ako su zapisi o obuci samo razine, npr. zaposlenici imaju razine obuke od 1 do 5, ključ obuke može biti cijeli broj.

4. korak

Napravite stol za vježbanje. Kliknite "Objekt", "Tablica", "Novo". Dvaput kliknite "Čarobnjak za tablice". Slijedite upute u čarobnjaku za tablice za stvaranje tablice pod nazivom "trening."

Dodijelite tablici sljedeća polja:

"training_key," "training_name," "training_summary" gdje je training_key cijeli broj, training_name ima 40 znakova, a training_summary je tekst.

Korak 5

Napravite obrazac za dodavanje zaposlenika u tablicu zaposlenika. Pritisnite "Objekti", "Obrasci", "Novo". Pokrenut će se čarobnjak za obrazac. Dajte obrascu naziv, npr. "dodajte zaposlenike". Slijedite upute čarobnjaka. Kada čarobnjak zatraži tablicu, odaberite tablicu "zaposlenik". Neka obrazac automatski odabere "ključ_zaposlenika." Pomoću čarobnjaka stvorite polja obrasca za ime zaposlenika i obuku. Ova vam metoda omogućuje unos zapisa o obuci zaposlenika kada prvi put dodate zaposlenika u bazu podataka.

Korak 6

Napravite obrazac za dodavanje treninga u tablicu treninga. Pritisnite "Objekti", "Obrasci", "Novo". Pokrenut će se čarobnjak za obrazac. Dajte obrascu naziv, npr. "dodajte obuku". Slijedite upute čarobnjaka. Kada čarobnjak zatraži tablicu, odaberite tablicu "trening". Neka obrazac automatski odabere "training_key." Pomoću čarobnjaka stvorite polja obrasca za training_name i training_summary.

7. korak

Napravite obrazac za dodavanje obuka u evidenciju zaposlenika. Pritisnite "Objekti", "Obrasci", "Novo". Pokrenut će se čarobnjak za obrazac. Dajte obrascu naziv, npr. "dodajte obuku". Slijedite upute čarobnjaka. Kada čarobnjak zatraži tablicu, odaberite tablicu "obuka" i tablicu "zaposlenje". Pomoću čarobnjaka stvorite polje obrasca za uređivanje training_keys u tablici zapošljavanja, ali dopustite samo ključeve koji su predstavljeni u tablici obuke.

Korak 8

Spremite sve postavke baze podataka. Kliknite "Datoteka", "Spremi."