Kako koristiti Microsoft Excel za katalogiziranje knjiga?
Iako se mnoge značajke programa Excel odnose na izračune i grafikone brojeva, program za proračunske tablice također dobro funkcionira za stvaranje interaktivnog popisa. Korištenjem Excela, umjesto Worda, za katalogiziranje vaše kućne biblioteke, možete razvrstati svoje knjige prema podacima koje unesete, suziti prikaz za prikaz određenih autora i dodati dodatne informacije bez narušavanja oblikovanja stranice i izgleda. Za početak učitajte predložak kataloga knjiga i počnite unositi svoje podatke.
1. korak
Kliknite "Datoteka" i "Novo" u programu Excel 2013. Potražite "zbirku knjiga" i odaberite "Popis zbirke knjiga". Ako želite, umjesto toga možete izraditi vlastitu proračunsku tablicu od nule, ali korištenje predloška automatizira većinu oblikovanja i dizajna stupaca, a još uvijek omogućuje prilagodbu.
2. korak
Desnom tipkom miša kliknite zaglavlja stupaca iznad svakog podatka koji ne želite pratiti i odaberite "Izbriši" da biste uklonili stupac.
3. korak
Dodajte vlastite stupce s podacima odabirom i upisivanjem preko neželjenih stupaca ili desnim klikom na zaglavlje stupca i odabirom "Umetni" za izradu novog stupca. Izbrišite, preimenujte i umetnite onoliko stupaca koliko vam je potrebno za stvaranje kategorija kataloga koje želite.
4. korak
Ispunite proračunsku tablicu svojim knjigama. Ne morate unositi podatke u svaku ćeliju -- Excel neće imati problema ako nekim knjigama nedostaju podaci. Nakon što vam ponestane mjesta u predlošku, povucite ručicu u donjem desnom kutu prema dolje da dodate više prostora. Ako je stupac preuzak, dvaput kliknite na traku nakon zaglavlja stupca da biste proširili stupac tako da stane u najdulji tekst.
Korak 5
Odaberite prvi redak ispod naslova stupaca, otvorite karticu "View" i odaberite "Freeze Panes" iz grupe Window kako bi naslovi ostali vidljivi čak i kada se pomičete prema dolje na stranici.
Korak 6
Odaberite "Sortiraj" u odjeljku "Sortiraj i filtriraj" na kartici "Podaci" da biste promijenili raspored redaka. Odaberite stupac prema kojem želite sortirati i kliknite "Dodaj razinu" ako želite poboljšati sortiranje prema drugom stupcu. [Pogledajte referencu 4.] Kada pritisnete "OK", Excel trajno reorganizira vaše retke -- ako vam je stalo do redoslijeda kojim ste unijeli svoje knjige, stvorite stupac koji označava "Redoslijed dodan" s postupno rastućim brojevima prije sortiranja.
7. korak
Pritisnite strelicu pored naslova stupca za filtriranje kataloga. Označite jednu ili više stavki iz stupca i kliknite "U redu" kako biste sakrili sve unose koji ne odgovaraju odabranim stavkama. Filtriranje ne mijenja trajno vaše podatke -- ponovno otvorite filtar i odaberite "Izbriši filtar" za ponovno prikazivanje cijele proračunske tablice.
Korak 8
Dodajte dodatne stranice ako je potrebno, primjerice da biste podijelili svoj katalog u proračunske tablice "Fiction" i "Non-Fiction". Desnom tipkom miša kliknite karticu trenutnog lista, odaberite "Umetni" i odaberite predložak zbirke knjiga za dodavanje druge stranice. Da biste preimenovali stranicu, dvaput pritisnite naslov kartice.
Savjet
Kada dodajete stotine ili tisuće knjiga, uštedite vrijeme pretraživanjem ISBN-a svake knjige na mreži kako biste pronašli i kopirali podatke knjige u Excel, umjesto da kopate po stranici o autorskim pravima u svakoj knjizi i ručno upisujete podatke.
Ručni USB skener crtičnog koda može dodatno automatizirati proces uvozom ISBN-a svake knjige na vaše računalo.
Upozorenje
Ako trebate usporediti više povezanih skupova podataka o svojim knjigama, primjerice ako vodite trgovinu i želite voditi bazu podataka o kupcima, prodaji i kupnji knjiga, razmislite o korištenju Accessa umjesto Excela kako biste bolje organizirali i pratili svoj katalog.